Das Reporting-Tool Teil 3: Erstellen Sie in wenigen Schritten einen personalisierten Report

15.12.2014

Die Erstellung personalisierter Berichte wurde primär für Agenturkunden entwickelt. Unterschiedliche Ansprechpartner und Kunden können nach einmaliger Einrichtung bequem und unkompliziert persönlich angesprochen werden.

reporting

Schritt 1:

Für einen personalisiert erstellten Bericht, der an einen Ihrer Kunden oder Mitarbeiter versendet werden soll, ist das Anlegen des Kundenkontaktes im XOVI Adressbuch erforderlich. Gehen Sie dazu bitte links in der Navigation auf den Reiter „Adressbuch“. Über den jetzt erscheinenden orangen Button „Kontakt anlegen“ können Adressen Ihrer Kunden und Mitarbeiter hinzugefügt werden, die später für die Personalisierung der PDF verwendet werden können. reporting_20_adressbuch

Schritt 2:

Nach Anlegen der neuen Adresse – inklusive der für den Versand notwendigen
E-Mail Adresse – muss der neu hinzugefügte Kontakt in einem zweiten Schritt mit dem Projekt, zu dem die PDF erstellt werden soll, verknüpft werden. Um die Verbindung zu dem jeweiligen Projekt herzustellen, gehen Sie links über die Navigation in Ihre Projekte (10. Reiter), wählen den Namen eines Ihrer Projekte aus reporting_21_projekt_zuordnen und fügen den Kontakt in der nun erscheinenden Ansicht hinzu. Der Kontakt ist mit dem Projekt verbunden. reporting_22_kontakt

Schritt 3:

Vergewissern Sie sich, indem Sie links in der Navigation auf „Vorlagen verwalten“ gehen, dass in der verwendeten Layout Vorlage die korrekten Variablen für eine Personalisierung verwendet werden: ##pfirstname## ##plastname##. Mittels dieser Variablen zieht XOVI sich den korrekten Vor- und Nachnamen Ihres Ansprechpartners aus dem Adressbuch.

Schritt 4:

Zurück im Bereich Reporting kann jetzt über den Reiter „Report erstellen“ ein individualisierter Report erzeugt werden. Setzen Sie dazu einen Haken vor die E-Mail Adresse des neu hinzugefügten Kontaktes. reporting_23_report_erstellen

Abschließend noch schnell Inhalts- und Layoutvorlage auswählen und den Report erstellen. Das System zieht sich den gewünschten Kontakt aus dem Adressbuch so dass Ihr Kunde persönlich in der PDF angesprochen wird.

Die Personalisierung eines PDF Dokuments macht insbesondere bei Agenturen Sinn, die Ihren Kunden Daten zur Verfügung stellen möchten und einen direkten Ansprechpartner besitzen. Die Ausrichtung eines Reports auf Mitarbeiter und Kollegen ist jedoch ebenso effektiv und fördert eine strukturierte Arbeitsweise innerhalb des Unternehmens.

Im kommenden Blogbeitrag wird es um das Erstellen automatisierter PDF Reports und um das Hinterlegen eines eigenen E-Mail Kontos gehen.


Alle Reporting Tutorials im Überblick:

Teil 1: Layout Vorlage
Teil 2: Inhaltsvorlage
Teil 3: Personalisierte PDF Reportings
Teil 4: Reportings erstellen

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