Das Reporting-Tool Teil 4: So erstellen Sie einen Report mit XOVI

27.01.2015

In den letzten drei Blogbeiträgen zum XOVI Reporting Tool wurden die Grundvoraussetzungen zur Anfertigung eines PDF Berichts beleuchtet.

Bevor wir eine PDF mit XOVI erstellen können, müssen wir deren Layout und Inhalte definieren. Das funktioniert – wie wir in den beiden ersten Teilen des Blogs gesehen haben – im Reporting Tool über den Reiter „Vorlagen verwalten“. Mithilfe der Layout Vorlage lassen sich Logo, Header, Footer, Dokumenttext sowie Farben und Schriftgrößen exakt einstellen während über die Inhaltsvorlage einzelne Tabellen aus den Toolbereichen in die PDF integriert werden können. Das Layout der PDF kann zum einen so angepasst werden, dass es der eigenen Marke entspricht, und zum anderen lässt sich das Inhaltsverzeichnis passgenau für das jeweilige Projekt und den dazugehörigen Kunden oder Mitarbeiter hinterlegen. Das einmalige Anfertigen von Layout- und Inhaltsvorlage ist die Voraussetzung für das Erstellen der PDF. Sind Design und Inhaltsverzeichnis festgelegt und abgespeichert, kann im nächsten Schritt die PDF mit den gewünschten Inhalten über die Software generiert werden. Wie genau Sie idealerweise vorgehen sollten, möchte ich Ihnen heute in dem letzten Beitrag zum Reporting Tool erläutern:

reporting

Reporting Tool – Report erstellen

Über den Menüpunkt „Reporting“ gelangen Sie zu dem Reiter „Report erstellen“. Hier öffnet sich eine Ansicht, über die wichtige Einstellungen für den zu erstellenden PDF Bericht vorgenommen werden können. reporting_30_report_erstellen

Legen Sie bitte fest zu welchem Projekt und zu welcher Domain ein PDF Dokument erstellt werden soll. Sollen Mitbewerber Daten in das Dokument integriert werden, sind jene ebenfalls aufzulisten. Daten von bis zu fünf Domains können in einem XOVI Report abgebildet werden. Ein kleiner Tipp: Ein Konkurrenzvergleich macht Sinn, um Daten besser interpretieren zu können.

Definieren Sie anschließend einen Absender, der den Bericht versenden soll. Als Absender voreingestellt ist die XOVI GmbH – eine Änderung des Absenders auf das eigene Unternehmen ist jederzeit möglich. Soll das Dokument in Ihrem Namen versendet werden, so müssen Sie ein eigenes E-Mail Konto hinterlegen. Gehen Sie dazu bitte auf „eigenes E-Mail Konto hinterlegen“ und betätigen Sie den orangen Button „E-Mail-Account anlegen“. reporting_31_eigenes_konto

Füllen Sie die Angaben vollständig aus und gehen Sie unten rechts auf „Speichern“. Sodann finden Sie den neu hinterlegten Absender zur Auswahl bei den allgemeinen Report Einstellungen. reporting_32_eigenes_konto_anlegen

Nach Festlegen des Absenders wählen Sie bitte die gewünschte Suchmaschine aus. Die Suchmaschine ist wichtig für alle Daten aus dem Keyword Tool, findet aber beispielsweise für die Aufbereitung der Link-Daten keine Anwendung. Legen Sie sodann die Generierung fest. Die Software ermöglicht Ihnen das Erstellen verschiedener zeitlicher Intervalle für die Berichterstattung. So bietet sich Ihnen der Vorteil, PDF Reports in regelmäßigen Abständen standardisiert an Kunden und Mitarbeiter zu versenden ohne einen Mehraufwand einzuplanen. Die festgelegten Inhalte können einmalig, standardisiert wöchentlich oder standardisiert monatlich über die Software versendet werden. reporting_33_intervall_einstellen

Im nächsten Schritt ist der Zeitraum einzutragen, der abgebildet werden soll. XOVI bietet die Datenaufbereitung seit 2009 an. Gibt es seit 2009 ein Ranking in den Top 100, wird es in die Verlaufstabellen im PDF Bericht integriert. Soll jedoch nur ein Verlauf, der sich über das letzte halbe Jahr erstreckt, abgebildet werden, muss ein Datum für den Verlauf hinterlegt werden, das so in das Dokument übernommen wird.

Abschließend noch die zu Beginn erstellte Layout- und Inhaltsvorlage auswählen und den Reiter „Report erstellen“ betätigen. Der fertig erstellte PDF Report liegt nun im „Report Archiv“ für Sie zum Download bereit und wird – insofern vorab von Ihnen über die Einstellungen hinterlegt – per E-Mail an Sie und Ihre Kunden versendet. reporting_34_intervall_erstellen


Alle Reporting Tutorials im Überblick:

Teil 1: Layout Vorlage
Teil 2: Inhaltsvorlage
Teil 3: Personalisierte PDF Reportings
Teil 4: Reportings erstellen

Diesen Beitrag teilen