Tipps und Tricks für Reportings mit XOVI – Teil I

11.01.2016

Die meisten SEOs müssen über die Ergebnisse ihrer Arbeit Bericht erstatten. Inhouse-SEOs berichten an den Abteilungsleiter oder die Geschäftsführung, Agenturen und Freelancer klären ihre Kunden auf und halten sie darüber auf dem Laufenden, wie sich die zu optimierende Domain bezüglich der Sichtbarkeit bei Google entwickelt.
Nun kann man sich diese Zahlen mühsam selbst zusammen suchen oder man nutzt einfach das XOVI Reporting-Tool, welches fester Bestandteil der XOVI Suite ist. Sie können damit PDF-Reportings erstellen, die auch an das Corporate Design der Firma/Agentur angepasst ist und so z.B. auch die eigenen Farben oder Logos nutzen. Das XOVI Logo verschwindet auf Wunsch komplett aus der PDF. Das ist besonders für diejenigen SEOs gedacht, die im Kundenauftrag arbeiten und nicht direkt zeigen wollen, mit welchem Tool sie arbeiten.

Layout-Template anlegen

Sehr praktisch ist, dass man mit XOVI ein Domain-unabhängiges Template für das Layout anlegen kann und dieses dann immer wieder für alle Kunden verwenden kann. Einmal also das Erscheinungsbild festgelegt kann man es vielfältig und regelmäßig verwenden. Wir zeigen heute die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten:

Gehen Sie dazu bitte im Reporting-Tool auf „Vorlagen verwalten“. Sie erhalten dann zwei Boxen. Einmal auf der linken Seite die Tabelle mit den bereits angelegten „Layoutvorlagen“ und rechts die Tabelle mit den „Inhaltsvorlagen“.

Vorlagen verwalten

In der Tabelle „Layoutvorlagen“ finden Sie bereits zwei Vorlagen, die Ihnen XOVI zur Verfügung stellt. Diese sind einmal mit XOVI Logo und einmal ohne XOVI Logo. Natürlich ist hier nichts an Ihre Bedürfnisse angepasst, sondern es handelt sich um einfache Standard-Vorlagen. Wir möchten uns ja heute damit beschäftigen, wie man diese Vorlagen anpasst!

Über der linken Tabelle befinden sich zwei Buttons. Der linke davon ist mit „Layout Template erstellen“ beschriftet. Diesen klicken wir nun an und gelangen ins Menü zur Anpassung des Templates.

Layout Template erstellen

Oben geben wir dem Template erst einmal einen Namen, damit man die Vorlage hinterher eindeutig zuordnen kann.
Darunter befinden sich verschiedene Reiter, in denen wir eine Vielzahl von Einstellungsmöglichkeiten haben, die im Folgenden besprechen möchten. Auf der rechten Seite befindet sich eine Live-Vorschau. Hier kann man nach Änderungen direkt sehen, wie es ungefähr aussehen wird. Man erhält so einen ziemlich guten Eindruck und muss nicht nach jeder Änderung einen Testreport erstellen, sondern kann erst einmal mit der Live-Vorschau arbeiten.

Der erste Reiter aus dem Menü nennt sich „Vorlage“.

Hier können wir festlegen, ob wir in unserem PDF-Report ein Inhaltsverzeichnis und Lesezeichen generiert haben möchten. Wir können festlegen ob ein Inhaltsverzeichnis vor oder nach dem Anschreiben erscheinen soll. Die meisten Kunden fügen das Inhaltsverzeichnis nach dem Anschreiben ein, aber das ist Geschmacksache und kann individuell angelegt werden.

Darunter könnten nun erste Anpassungen gemacht werden, was das Corporate Design betrifft. Man kann aus verschiedenen Schriftarten wählen und auch die Schriftfarbe bestimmen. Wenn Sie also als Schrift in Ihrer normalen Geschäftskorrespondenz eher blau nutzen, dann können Sie die Schrift auch hier auf blau umstellen.

Logo:

Im nächsten Reiter „Logo“ finden wir schon die nächste wichtige Funktion. Man kann dort das XOVI-Logo verschwinden lassen und sein eigenes Firmenlogo hochladen. Es wird oben links in der Kopfzeile platziert. Über das Menü „Abstände“ lassen sich die Abstände nach oben und nach links beeinflussen. Man könnte das Logo also auch z. B. mittig platzieren.

Dokument

Mit dem Dokument ist das Anschreiben gemeint. Wenn Sie einen Standard-Texte dort eintragen möchten, dann können Sie das dort tun. Der Editor wird Ihnen helfen die für Sie wichtigen Formatierungen vorzunehmen. Achten Sie hierbei vielleicht besonders auf die Reporting-Variablen. Wenn Sie im Adressbuch zu Ihren Projekten Kontakte gespeichert haben, können Sie die Reporting-Empfänger auch automatisch persönlich ansprechen – ähnlich einem Serienbrief in Word können Sie hier über „Variablen“ die Personalisierung vornehmen.

Übrigens: Wenn Sie gar kein Dokument als Anschreiben im Reporting haben möchten, dann löschen Sie einfach alles, was im Editor zu sehen ist. Es wird dann im PDF auch keine leere Seite erzeugt, sondern sie wird komplett weg gelassen.

editor

Header

Im Reiter „Header“ können Sie die Angaben in der Kopfzeile ändern. Standardmäßig steht da die Adresse von XOVI und die soll sicher nicht da stehen bleiben. Ob Sie dort Ihre Anschrift eintragen oder z. B. interne Organisationszeichen etc. bleibt natürlich Ihnen überlassen. Auch hier steht ein Editor zur Verfügung.

Footer:

Das gleiche, was für den Header gilt, gilt natürlich auch für den Footer. Hier können Sie bitte wieder auf die möglichen Variablen achten. So kann z. B. die Paginierung automatisch erfolgen. Probieren Sie es einfach mal aus

Eigenschaften:

Hier sind die Datei-Eigenschaften der PDF gemeint. Es gibt ja schlaue Kunden, die bei der PDF mal einen Rechtklick machen und dann in den Dateieigenschaften schauen. Überschreiben Sie hier die XOVI-Angaben, wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Kunde weiß, mit welchem Tool die PDF erstellt wurde.

E-Mail:

Hier können Sie festlegen, welcher Text in der E-Mail stehen soll und wie der Betreff lauten soll. Es geht also hier nicht um die Reporting-PDF, sondern um die E-Mail. Sie können ja ein Report auch so automatisieren, dass er automatisch regelmäßig an Kunden versandt wird. Auch hier können Sie übrigens wieder über die Variablen eine individuelle Anrede wählen. Klingt ja besser als immer „Sehr geehrte Damen und Herren“

Tabellen

Hier wieder eine tolle Funktion, um die Tabellen anzupassen. Man kann auch hier wieder über Schriftarten und Schriftfarben bestimmen. Man kann dem Tabellenkopf eine andere Farbe geben als der Schrift etc.

tabellen

Diagramme

Ähnlich wie bei den Tabellen kann man unter „Diagramme“ wiederum die Farben bestimmen. Die Graphen in Diagrammen haben zunächst festgelegte Grundfarben. Der OVI-Wert der Hauptdomain (Linie 1) hat z. B. immer die Hauptfarbe orange. Sie können hier selbst festlegen, ob der Graph nicht z. B. in blau im Diagramm erscheinen soll, weil das besser zu Ihren Firmenfarben passt und orange so überhaupt nicht.

Diagramme

P.Indikatoren

Hiermit sind die verschiedenen Performance-Indikatoren gemeint. Auch hier kann man die Farben anpassen. Die Ansicht ist hier selbsterklärend.

Berechtigungen

Wenn Sie Nutzer der Business-Version sind oder weitere Vollzugriff-Nutzer hinzu gebucht haben, dann können Sie unter „Berechtigungen“ diese Layoutvorlage für andere Nutzer frei geben. Das hat den Vorteil, dass diese die Vorlage ebenfalls nutzen können und man nicht für drei Nutzer der XOVI Suite drei Mal die gleiche Layoutvorlage anlegen muss. Das spart Zeit für die Optimierung selbst.

Achtung: Alle Änderungen immer Speichern:
Ganz wichtig: Die vorgenommenen Änderungen bleiben natürlich nur erhalten in der angelegten Vorlage, wenn man auf den „Speichern“-Button klickt. Oft wird das vergessen und dann sind alle individuellen Einstellungen weg und die Arbeit umsonst.

Fazit:

Mit dem Erstellen einer Layoutvorlage kann man PDF-Reportings nach seinen eigenen Wünschen anpassen und an das Corporate Design anlehnen. So erhält Ihr Chef bzw. Ihr Kunde Ihre Korrespondenz aus einem Guss.

Im nächsten Artikel gehen wir dann auf die Erstellung von Inhaltsvorlagen ein.

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