Benutzerverwaltung in der XOVI Suite – so geht’s

Benutzerverwaltung in XOVI

18.02.2016

Die Möglichkeiten für Kunden in der XOVI Suite sind vielfältig. Oft arbeiten nicht einzelne Personen an Projekten, sondern es gibt mehrere Kolleginnen und Kollegen. In Agenturen wird häufig nach Disziplinen im Bereich SEO die Arbeit aufgeteilt. Die einen sind eher für die technischen Onpage-Fragen zuständig, die anderen für hochwertigen Content und wiederum andere für das Linkmanagement.

Grundsätzlich ist die XOVI Suite in der Pro-Version eine Einzelplatzversion. Bewusst haben wir es aber ermöglicht, dass man sich mit den Zugangsdaten mehrfach einloggen und parallel arbeiten kann. Insbesondere den Startups kommt das zu Gute, denn dann fällt auch nur einmal der Monatspreis an.

Mit dieser Vorgehensweise sind aber bei Teamarbeit einige Features nicht nutzbar, die im Rahmen des Projektmanagements super mit dem Tool gelöst werden könnten. Zudem besteht das Risiko, dass der eine Kollege aus Versehen z. B. angelegte Keywords löscht, die der andere Kollege aber noch überwachen möchte. Diesem Risiko kann man begegnen, wenn man die Möglichkeiten der Benutzerverwaltung nutzt. Man kann übrigens auch zur Pro-Version weitere Vollnutzer hinzu buchen ohne auf die Business-Version upgraden zu müssen. Das ist natürlich ein Rechenexempel. Schon ab dem zweiten zusätzlichen Nutzer lohnt sich direkt die Business-Version. In der Preisliste sieht man die Unterschiede in einer Übersicht. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den Support von XOVI.

Benutzer anlegen

Zunächst legen wir einen weiteren Benutzer an. Dies kann man im Hauptmenü unter „Benutzer“ tun. Hier gibt es direkt eine Erläuterung und den Button „Benutzer hinzufügen“. Diesen klicken wir also direkt mal an, um einen neuen Benutzer einzurichten.

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Wir finden dann ein Eingabeformular, bei dem die Daten des neuen Benutzers eingetragen werden. Auf der rechten Seite befindet sich auch direkt eine Übersicht, wie viele Benutzer Sie noch anlegen können. Auf die Read-Only-Accounts für Kunden gehen wir hier in diesem Artikel nicht ein.

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Im Menüpunkt „Rolle“ können Sie nun verschiedene Rollen vergeben. XOVI hat hier einige Rollen vordefiniert, die sich in den verschiedenen Rechten für die Benutzer unterscheiden. Wenn Sie zunächst alle Rechte vergeben möchten, dann wählen Sie „User (ReadWrite)“ aus. Wichtig: Schalten Sie den Benutzer dann noch frei, in dem Sie im letzten Punkt „Aktiv“ von Nein auf Ja ändern. Dies wird oft übersehen. Dann ist der Benutzer zwar angelegt, aber nicht aktiviert. Dann noch den neuen Benutzer speichern.

Projekte zuweisen

Nach der Bestätigung kann man die Rechte des Benutzers definieren und auch Projekte zuweisen. Vorteil: Ist ein Mitarbeiter nur für bestimmte Projekte zuständig, so kann man den Zugriff auf andere Projekte gänzlich ausschließen oder nur Leserechte einräumen. Damit kann er z. B. alle Daten anschauen, aber keine Keywords im Monitoring löschen oder hinzufügen. Die Projektzuordnung geschieht direkt hier in der Benutzerverwaltung. Ziehen Sie aus der Liste der Projekte einfach die Projekte in die jeweilige Kategorie „Schreibzugriff“ oder „Lesezugriff“ oder belassen Sie sie einfach im Bereich „Kein Zugriff“. Sie können die Zuordnung von Usern zu Projekten auch über die Projektverwaltung erledigen, aber da wir ja gerade beim Einrichten eines Users sind, erledigen wir das direkt hier.

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Rechte vergeben

Benutzerverwaltung4Ebenfalls in der Verwaltung des Profils findet sich die Rechteverwaltung. Hier kann man entweder alles aktiviert lassen oder die Rechte individuell konfigurieren. Sie finden das Menü im Reiter „Zugriffsrechte“.

Eine lange Liste öffnet sich. Man findet die komplette Menüstruktur der XOVI Suite und kann nun für jeden einzelnen Menüpunkt entscheiden, ob der User diese Funktionen sehen und nutzen darf.

Entfernen Sie die Haken bei den Funktionen, die nicht angezeigt werden sollen. Durch Klick auf die Hauptmenüpunkte werden diese und alle Unterfunktionen gesperrt.

Als Beispiel werden wir hier mal ein Profil anlegen für einen Onpage-SEO, der sich nur mit dem Onpage-Tool beschäftigen soll. Weitere Tools der XOVI Suite sollen ihm nicht zur Verfügung gestellt werden.

Folgende Einstellungen wären nötig:

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Alle Häkchen der Tools werden entfernt bis auf den Bereich Onpage. Da zu einer Onpage-Optimierung auch die Geschwindigkeit der Seite zählt, haben wir hier die Häkchen für das Pagespeed Monitoring ebenfalls aktiviert belassen. Eine http-Header-Analyse ist auch sicherlich zwischendurch für den Onpage-SEO hilfreich. Auch hier sind die Häkchen gesetzt. In unserem Beispiel ist der SEO nicht für Content zuständig – deshalb haben wir hier innerhalb des Onpage-Tools die Funktion für die Textoptimierung ausgeschaltet.

Wichtig: Am Ende der Liste ist der „Speichern-Button“ zu finden. Vergessen Sie nicht das Speichern.

Ansicht für den neuen Nutzer

Schauen wir uns nun die Ansicht für den neuen Nutzer mal an.

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Der Benutzer ist aktiv und man sieht, dass lediglich die vorher mit Häkchen versehenen Tools frei geschaltet sind. Das Dashboard und der Kalender können nicht deaktiviert werden.
Auch einfache Aufrufe von Domains über den Suchschlitz oben rechts funktionieren ohne Probleme. Der Nutzer kann sich also z. B. das Dashboard für jede beliebige Domain aufrufen und schauen, ob sich der OVI verändert hat nach abgearbeiteten Optimierungspotentialen, die z. B. im Onpage-Tool angezeigt wurden.

Zusatztipp Reporting

Einen besonderen Tipp möchten wir noch geben im Bereich der Benutzerverwaltung. Oft gibt es in einer Agentur mehrere Mitarbeiter, die ein Reporting erstellen müssen. Hierbei ist ein einheitliches Erscheinungsbild gegenüber den Kunden natürlich unerlässlich. Nur so präsentiert sich eine Agentur professionell. Wie man eine Layoutvorlage erstellt, haben wir in einem eigenen Blogbeitrag beschrieben.

Hier spielt die Benutzerverwaltung der XOVI Suite ihre Stärken aus. Hat der Projektleiter einmal ein Layout erstellt für den PDF-Report, so kann er dies für weitere Mitarbeiter frei geben. Diese stehen den anderen Kollegen dann in der Auswahl der Layout-Templates ebenfalls zur Verfügung und muss nicht mühsam neu angelegt werden.
Gehen Sie dazu in das Menü Reporting > Vorlagen verwalten und klicken Sie dort auf die Vorlage, die Sie für weitere Benutzer frei geben möchten.

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Je nach Auflösung Ihres Bildschirms befindet sich der Reiter „Berechtigungen“ in der Leiste daneben. Um den Screenshot lesbar zu halten, haben wir die Ansicht hier vergrößert.
Hier wählen wir dann die Nutzer aus (in unserem Beispiel ist nur ein Nutzer angelegt) und aktivieren einfach mit einem Klick die Layoutvorlage für den Kollegen oder die Kollegin.

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Auch für Inhaltsvorlagen ist diese Freigabe natürlich möglich. Das ist immer dann nützlich, wenn z. B. die verschiedenen Mitarbeiter zwar verschiedene Kundenprojekte betreuen, aber inhaltsgleiche Reportings erzeugen müssen. Hier kann man natürlich auch die Inhaltsvorlagen frei geben. Klicken Sie dazu einfach in die Inhaltsvorlage und aktivieren Sie die Berechtigung unten links.

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Fazit

Mit der Benutzerverwaltung haben insbesondere SEO-Inhouse-Teams und Agenturen die Möglichkeit, die XOVI Suite im Hinblick auf die zur Nutzung benötigten Tools als auch auf die zu betreuenden Projekte zu beschränken, um effektiv zu arbeiten. Innerhalb der frei gegebenen Tools sind dann wiederum alle Funktionen nutzbar. Der Projektleiter oder Agenturinhaber hat hier vielfältige Möglichkeiten. Alle Einstellungen lassen sich natürlich auch nachträglich erweitern oder einschränken. Probieren Sie es aus!

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