Mehr Effizienz und schlankere Workflows: Das versprechen sich Unternehmen von Marketing-Automatisierung. Und starten mit der Suche nach dem passenden Tool. Doch damit die automatisieren Prozesse wirklich zum Erfolg führen, braucht es mehr als die passende Software: klare Ziele, saubere Daten, passgenauen Content und ein engagiertes Team. In diesem Beitrag erfährst du
- Was Marketing-Automatisierung ist
- Für wen automatisiert werden soll und kann
- Wie du Marketing-Automatisierung strategisch angehst
- Welche Bedeutung Daten für die Marketing-Automatisierung haben
- Wie du mit kontinuierlichem Content-Fluss Conversion-Raten erhöhst
- Tools für die Marketing-Automatisierung
- Wie du typische Stolperfallen vermeidest
Was ist Marketing-Automatisierung?
Unter Marketing-Automatisierung versteht man die Automatisierung von sich wiederholenden Routineaufgaben. Im Marketing betrifft das vor allem das Versenden von E-Mails und E-Mail-Kampagnen sowie die Planung, Verwaltung und Veröffentlichung von Social-Media-Postings. Immer mehr an Bedeutung gewinnt hierbei die personalisierte Ansprache durch genaue Zielgruppenkenntnis sowie die automatisierte Auswertung von Marketing-Aktionen.
Ziel ist der Marketing-Automatisierung ist es, den Ablauf wiederkehrender Aufgaben effizienter zu gestalten, damit sich Teams stärker auf strategische Planung, zielgerichtete Inhalte und die Verbesserung der Kundenbeziehungen konzentrieren können.
Für wen soll und kann automatisiert werden?
- Buyer Personas definieren
- Customer Journey definieren
Bevor Marketing-Automatisierung den erwünschten Mehrwert schafft, muss Klarheit darüber herrschen, was genau automatisiert werden soll – und für wen. Hierbei spielen die Definition von Buyer Personas und der Customer Journeys eine entscheidende Rolle. Sie sind wesentlicher Teil der Marketing-Automatisierungs-Strategie.
Buyer Personas helfen, Wunschkundinnen und -kunden konkret zu beschreiben – mit ihren Bedürfnissen, Herausforderungen und Erwartungen. Die Customer Journey zeigt anschließend, wie diese Personas Schritt für Schritt zu loyalen Kunden werden.
Die Definition von Buyer Personas und Customer Journey sind essenzielle Grundlagen einer erfolgreichen Automatisierung. Sie sind der verbindliche Rahmen für die Marketing-Aktivitäten und -erfolge. Unternehmen, die ihre Buyer Personas greifbar machen – etwa auf Plakaten im Büro – schaffen Identifikation und fördern den Perspektivwechsel im Team. Wichtig ist: Vom Marketing über den Vertrieb bis zur IT – alle Beteiligten müssen verstehen, was mit Persona und Customer Journey gemeint ist. Und dass hierbei der Mensch im Mittelpunkt steht.
Wie du Marketing-Automatisierung jetzt weiter strategisch angehst
- Ziele definieren
- Content planen
- Messen
Neben der Definition der Buyer Personas und Customer Journey musst du dir nun darüber klarwerden, was du mit der Marketing-Automatisierung erreichen willst. Stichwort: Ziele definieren. Also: Sollen mehr Leads generiert werden, Kunden stärker an dein Unternehmen gebunden werden oder die Verkaufszahlen steigen?
Für exakt diese Ziele benötigst du nun für jeden der definierten Touchpoints deiner Customer Journey den passenden Content. Du siehst: Spätestes hier laufen alle Fäden deiner Vorarbeit zusammen. Denn die Automatisierung lebt von Inhalten, die so personalisiert wie möglich ausgespielt werden. Und die deine Zielgruppen von der Awareness-Phase (Aufmerksamkeit) Schritt für Schritt zur Decision (Entscheidung) führen: ans Ziel.
Das wiederum kannst und solltest du kontinuierlich messen. Nur so erfährst du, ob deine Maßnahmen und deine Inhalte wirklich zielführend waren. Wichtige KPIs (Key Performance Indikatoren) bei der Marketing-Automation sind:
- Conversion Rate: Anteil der Besucher, die eine gewünschte Aktion ausführen
- Öffnungsraten: Prozentsatz geöffneter E-Mails
- Umsatzbeitrag: der direkt messbare Erlös durch eine Aktion oder Kampagne
Welche Bedeutung haben Daten für die Marketing-Automatisierung?
- DSGVO-Kenntnis
- Professionelles Datenmanagement
Auf den Punkt gebracht: Ohne Daten kein Erfolg. Wesentlich für den Erfolg der Marketing- Automatisierung ist zudem nicht die Quantität der vorhandenen Daten, sondern die Qualität. Oft sind sie unvollständig, unstrukturiert oder dürfen gemäß DSGVO für diesen bestimmten Zweck nicht genutzt werden.
Deshalb gehört ein professionelles Datenmanagement zu den zentralen Vorbereitungen: Woher kommen die Daten (Website, CRM, Newsletter, Events)? Wer darf wie kontaktiert werden? Wie korrekt, aktuell und vollständig sind die Informationen? Liegt ein DSGVO-konformes Opt-in vor? Sind die Nutzungszwecke dokumentiert? Erst wenn diese Fragen geklärt sind, lohnt sich der nächste Schritt: Die Inhalte planen und erstellen.
Wie du mit kontinuierlichem Content-Fluss Conversion-Raten erhöhst
Content ist auch bei der Marketing-Automatisierung König! Das bedeutet: Deine Inhalte sind und bleiben die wichtigsten Erfolgsfaktoren im Marketing.
Dein Content muss zur richtigen Zeit auf die richtigen Schmerzpunkte deiner Zielgruppe eingehen.
Hierfür reicht es nicht, einmal ein Whitepaper zu erstellen oder mithilfe von KI-Tools Inhalte generieren zu lassen, die ein Thema generisch abdecken und damit austauschbar und ohne Mehrwert für die Adressaten sind.
Erfolgreiche Marketing-Automatisierung lebt von einem kontinuierlichen und relevanten Content-Fluss. Die Inhalte müssen spezifisch auf alle 5 Phasen der Customer Journey – von Awareness über Consideration, Conversion und Retention bis hin zu Advocacy – abgestimmt sein. Die Faustregel: Einzigartiger und relevanter Content an jedem Touchpoint.
Warum? Weil relevanter Content die tatsächlichen Fragen und Bedürfnisse der Zielgruppe trifft, Vertrauen aufbaut und den entscheidenden Impuls zum Handeln gibt. Die Folge: Die Conversion-Rate steigt, weil dein Content passgenau auf die Bedürfnisse deiner Buyer Persona ausgerichtet ist. Ziel erreicht! Die Realität zeigt allerdings: Der Aufwand für wirklich passenden Content wird oft unterschätzt. Und das ist nur einer von fünf typischen Stolpersteinen bei der Marketing-Automatisierung.
Tools für die Marketing-Automatisierung
Natürlich benötigt Marketing-Automation auch die passenden Tools. Und ja, es ist nicht leicht, hier konkrete Empfehlungen zu geben, da die Wahl immer von den individuellen Anforderungen abhängt. Grundsätzlich können KI-Tools wie ChatGPT bei der Recherche, Strategieentwicklung und teilweise auch bei der Content-Planung und -Erstellung helfen.
Für die Umsetzung konkreter Automationen gibt es eine Vielzahl von Anbietern und Softwarelösungen, die sich auf Marketing-Automatisierung spezialisiert haben. Zu den bekanntesten Tools gehören unter anderem HubSpot, ActiveCampaign, Brevo, Evalanche, Salesforce oder Adobe. Sie bieten Funktionen wie E-Mail-Marketing, Content-Management und CRM – mittlerweile natürlich auch mit entsprechender KI-Unterstützung und -Integration. Für komplexere Lösungen ermöglichen viele Tools zudem die Anbindung an andere Systeme über APIs oder Schnittstellen wie Zapier.
Welche Lösung für Dich die richtige ist, hängt stark vom konkreten Anwendungsfall, deiner Zielgruppe (B2C oder B2B) sowie den verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen ab – und damit vielleicht auch indirekt von der Unternehmensgröße.
Wie du typische Stolperfallen vermeidest
Grundsätzlich: Die Einführung von Marketing-Automatisierung läuft in den seltensten Fällen von Anfang an reibungslos. Unabhängig von der Unternehmensgröße treten hierbei meist immer wieder dieselben Probleme auf, die den Erfolg gefährden. Die gute Nachricht: Wer die typischen Stolperfallen frühzeitig erkennt, kann mit bewährten Lösungen gezielt gegensteuern.
- Stolperstein „Unklare Ziele“: Ohne ein definiertes Ziel verlieren sich Projekte schnell im Aktionismus. Lösung: Formuliere messbare Ziele und mache sie für alle Beteiligten sichtbar, zum Beispiel mit einer Projekt-Roadmap mit konkreten Etappen.
- Stolperstein „Mangelhaftes Datenmanagement“: Veraltete oder unvollständige Daten gefährden die Personalisierung deiner Maßnahmen und den rechtssicheren Versand von E-Mails & Co. Lösung: Führe vorab eine Datenprüfung durch, definiere Standards für Datenqualität und kläre die Zuständigkeiten im Team.
- Stolperstein „Unterschätzter Content-Aufwand“: Ein einzelnes Whitepaper reicht nicht, um deine Marketingaktion erfolgreich zu automatisieren. Automatisierung braucht zielgerichtete Inhalte entlang der gesamten Customer Journey. Lösung: Entwickle eine realistische Content-Strategie mit Fokus auf Qualität, Relevanz und Mehrfachverwertung.
- Stolperstein „Zu wenig Schulung und Kommunikation“: Eine einmalige Schulung deines Teams reicht nicht aus, um Marketing-Automation nachhaltig im Unternehmen zu verankern. Lösung: Setze auf kontinuierliche Qualifizierung, etwa durch Sounding Boards, Feedbackschleifen oder Update-Sessions.
- Stolperstein „Tool-Überfrachtung“: Zu viele Tools verwirren statt zu unterstützen. Lösung: Starte mit den Funktionen, die du wirklich brauchst. Weitere Tools oder Erweiterungen kannst du Schritt für Schritt später hinzufügen.
- Stolperstein „Nicht messen“: Regelmäßiges Messen zeigt, ob Maßnahmen wirken. Lösung: Lege klare Kennzahlen fest und kontrolliere diese laufend.
Mit diesen Lösungen sparst du von Anfang an Zeit und Ressourcen. Vor allem:
Wenn du dein Team kontinuierlich in die Prozesse einbindest, sorgst du intern für mehr Akzeptanz und reibungslosere Prozesse. Und messbare Erfolge tragen nicht nur dazu bei, dass du deine Ziele erreichst, sondern dass dein Team motiviert bleibt.
Marketing-Automatisierung ist ein strategischer Prozess
Marketing Automation ist mehr als nur Technik. Es ist ein langfristiger, strategischer Prozess, der klare Ziele, hochwertiges Datenmanagement, kontinuierliche Schulung und echte Teamarbeit erfordert. Denn die Technik entfaltet ihren Wert erst, wenn die Inhalte stimmen und die internen Abläufe klar sind. Deshalb beginnt erfolgreiche Automation mit der fundierten Definition von Personas, einer lückenlosen Customer Journey sowie relevantem Content an jedem Touchpoint.
Mein Tipp zum Schluss: Starte mit einer Persona
Zum Einstieg ist eine Persona ideal. Daran könnt ihr die Abläufe erlernen, die zu euren Zielen und zu eurem Team passen. Unternehmen, die auf diese Weise starten und schrittweise skalieren, sind langfristig erfolgreicher. Wer gleich alles auf einmal automatisieren will, verliert oft den Überblick.
