Datenschutzerklärung
XOVI-Datenschutzrichtlinie
v.9 XOVI – Aktualisiert am 30. Juni 2025
A. Allgemeiner Hinweis
Diese Datenschutzrichtlinie richtet sich an die weltweiten Nutzer der WebPros-Webseiten und anderer Online-Dienste (zusammenfassend die „Angebote“). Um einen ordnungsgemäßen und sicheren Umgang mit den uns überlassenen personenbezogenen Daten zu gewährleisten, hat sich WebPros entschlossen, die Grundsätze der EU-Datenschutzgrundverordnung (GDPR) als gemeinsamen Standard zusätzlich zu den lokal geltenden Datenschutzgesetzen für alle seine weltweiten Unternehmen gelten zu lassen. Wenn Ihr lokal geltendes Datenschutzrecht Ihnen ein Datenschutzniveau gewährt, das über das der GDPR hinausgeht, gilt dieses strengere Niveau auch für die Beziehung zwischen Ihnen und WebPros. Das von der GDPR gebotene Datenschutzniveau wird jedoch niemals unterschritten.
Diese Version gilt speziell für die WebPros Gruppengesellschaft XOVI GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln.
Soweit die Begriffe der GDPR verwendet werden (z.B. „Verarbeitung“ oder „personenbezogene Daten“), sind diese so zu verstehen, dass sie die gleiche Bedeutung im Sinne Ihrer lokalen Datenschutzgesetze haben, soweit dies objektiv möglich ist.
Ziel dieser Datenschutzerklärung ist es, den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den grundlegenden Anforderungen der DSGVO zu gewährleisten.
B. Übermittlung in Drittländer
Die Datenverarbeitung umfasst auch die Weitergabe durch Übermittlung an Dritte und gegebenenfalls an so genannte Drittländer außerhalb der Europäischen Union („EU“) und des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“). Sofern wir Daten in Länder außerhalb der EU oder des EWR übermitteln, haben wir dies im Folgenden gekennzeichnet. Im Falle von Datenübermittlungen innerhalb unserer Unternehmensgruppe liegen in der Regel Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO für die Länder, in denen unser Konzernunternehmen seinen Sitz hat, nämlich die Schweiz, Japan und Kanada. Im Falle einer Datenübermittlung an unsere Konzerngesellschaft mit Sitz in den USA, ist diese nach den Standards des Data Privacy Framework zertifiziert, es besteht ein Datenverarbeitungsabkommen und es liegen ggf. entsprechende EU-Standardvertragsklauseln vor.
Sofern kein Angemessenheitsbeschluss oder entsprechende Garantien vorliegen, erfolgt eine Datenübermittlung nur in Ausnahmefällen, z.B. wenn sie zur Vertragserfüllung erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
C. Gemeinsame Datenverarbeitung innerhalb der WebPros-Gruppe
1. Gemeinsame Datenverarbeitung
Im Rahmen unseres Geschäftsbetriebs und der Nutzung unserer Website arbeiten wir innerhalb der WebPros-Gruppe eng zusammen und verarbeiten bestimmte personenbezogene Daten gemeinsam. Ziel ist es, unsere internen Prozesse, IT-Systeme und die Verwaltung effizient und sicher zu gestalten. Dazu kann es erforderlich sein, dass wir Daten innerhalb der WebPros-Gruppe austauschen oder in gemeinsam betriebenen Systemen verarbeiten.
Zur WebPros-Unternehmensgruppe gehören die folgenden Unternehmen:
- WebPros International GmbH, Vordergasse 59, 8200 Schaffhausen / Schweiz
- WebPros Germany GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln / Deutschland
- WebPros International L.L.C., 2550 North Loop W., Suite 4006, Houston, TX 77092 / USA
- WebPros Spanien S.L.U., Carrer d’Aragó, 182, Àtic, 08011 Barcelona / Spanien
WebPros Bulgarien EOOD, ul. „San Stefano“ 22, 1504 Sofia / Bulgarien - WebPros Japan K.K., G1 Bldg. 7F-1221, 1-3-3 Ginza, Chuo-ku, Tokyo 104-0061 / Japan
- WebPros Netherlands B.V., Schiphol Boulevard 369, Tower F, 7.Stock, 1118BJ Schiphol / NL
Kanada WebPros International, Ltd, 1055 Dunsmuir Street, Suite 3000, Vancouver, BC V7X 1K8 / Kanada - XOVI GmbH, Hohenzollernring 72, 50672 Köln / Deutschland
- SocialBee Labs Srl., Poet Grigore Alexandrescu Str, No 51, 400560, Cluj-Napoca / Rumänien
Bei betroffenen Personen aus der EU beruht diese gemeinsame Datenverarbeitung auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs.1 lit. f DSGVO an einer gut funktionierenden Unternehmensorganisation und IT-Infrastruktur.
Um den Datenschutz zu gewährleisten, haben wir innerhalb der WebPros-Gruppe verbindliche Vereinbarungen getroffen, die festlegen, welches Unternehmen welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten übernimmt. Wenn Sie Fragen haben oder Ihre Rechte wahrnehmen möchten, ist die WebPros International GmbH Ihr Ansprechpartner.
2. Kontakt
Auch die Wahrnehmung der Betroffenenrechte haben wir intern an die WebPros International GmbH übertragen. Sie können sich jederzeit mit Anfragen oder zur Ausübung Ihrer Betroffenenrechte an die nachfolgende Kontaktstelle wenden, die Ihr Anliegen intern weiterleiten wird:
WebPros International GmbH
Vordergasse 59
8200 Schaffhausen / Schweiz
E-Mail: [email protected].
3. Kontaktdaten des zuständigen Datenschutzbeauftragten
RMPrivacy GmbH, Große Langgasse 1A, 55118 Mainz / Deutschland
E-Mail: [email protected]
D. Datenverarbeitung
Nachfolgend sind die von der gemeinsamen Datenverarbeitung betroffenen personenbezogenen Daten, die Verarbeitungszwecke, die Rechtsgrundlagen, die Empfänger und ggf. die Übermittlungen in Drittstaaten aufgeführt:
1. Kontaktaufnahme mit WebPros
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, wie z.B. Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten (sofern angegeben) und Ihre Nachricht, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer vertraglichen oder vorvertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO) oder weil wir ein berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage haben (Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO).
2. Kontakt im Falle von Bewerbungen
Wenn Sie uns Ihre Bewerbung z.B. per E-Mail oder über ein Kontaktformular zusenden, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (wie z.B. Name, E-Mail-Adresse, gewünschter Standort) sowie Ihre Nachricht und Bewerbungsunterlagen ausschließlich zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Bewerbung.
Für Unternehmen mit Sitz in der EU erfolgt die Datenverarbeitung auf der Grundlage von Art. 6 Abs.. 1 b) GDPR, wobei in Deutschland § 26 BDSG (Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis) Vorrang hat. Ist eine Weiterverarbeitung nach Abschluss des Verfahrens zur Rechtsverfolgung erforderlich, stützen wir diese auf Art. 6 Abs.. 1 f) GDPR (berechtigte Interessen).
Ihre Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens gespeichert. Nach Abschluss des Verfahrens werden wir Ihre Daten innerhalb von 6 Monaten löschen, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, eine Einwilligung zur längeren Speicherung (z.B. für einen Bewerberpool) oder eine weitere Speicherung ist zur Wahrung berechtigter Interessen (z.B. zur Abwehr von Ansprüchen) erforderlich.
3. Vertragserfüllung und Datenmanagement im Rahmen der Leistungserbringung
Für die Begründung, Durchführung und Abwicklung von Verträgen verarbeiten wir die erforderlichen Daten (z.B. Name, Kontaktdaten, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugangsdaten) sowie alle zur Vertragserfüllung erforderlichen Informationen.
Die Verarbeitung erfolgt – soweit anwendbar – auf Grundlage von Art. 6 Abs.. 1 b) und c) zur Vertragserfüllung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Soweit für die Vertragsabwicklung erforderlich, übermitteln wir Daten an Dritte, z.B. an Aufsichtsbehörden zur Korrespondenz oder zur Durchsetzung Ihrer Rechte. Darüber hinaus können Daten im Rahmen der Auftragsabwicklung an unsere verbundenen Unternehmen weitergegeben werden, wenn diese an der Leistungserbringung beteiligt sind.
4. Logfiles von Website-Besuchen
Wir protokollieren Ihren Website-Besuch. Dabei verarbeiten wir:
– den/die Namen der von uns aufgerufenen Website(s)
– das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs
– die übertragene Datenmenge
– den Browsertyp und die Browserversion
– das von Ihnen genutzte Betriebssystem
– die Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)
– Ihre IP-Adresse
– der anfragende Provider.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser überwiegendes berechtigtes Interesse an der kontinuierlichen Bereitstellung und Sicherheit unserer Website gemäß Art. 6 Abs.. 1 f) GDPR. Die Logdatei wird nach sieben Tagen gelöscht, es sei denn, sie wird zum Nachweis oder zur Aufklärung konkreter Rechtsverstöße benötigt, die innerhalb der Aufbewahrungsfrist bekannt geworden sind.
5. Newsletter und Kundeninformationen
Um Sie regelmäßig über unser Unternehmen und unsere Angebote zu informieren, bieten wir mehrere E-Mail-Newsletter an. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die von Ihnen bei der Anmeldung angegebenen Daten (E-Mail-Adresse und ggf. freiwillige Angaben).
Um Missbrauch zu verhindern, verwenden wir das Double-Opt-In-Verfahren: Nach der Anmeldung bestätigen Sie diese durch eine Bestätigungs-E-Mail. Der Anmeldevorgang wird zum Nachweis der Rechtmäßigkeit protokolliert (Zeitpunkt der Anmeldung und Bestätigung sowie IP-Adresse). Die Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung – für die EU nach Art. 6 Abs.. 1 a) GDPR. Die Protokollierung und die Bestätigungs-E-Mail beruhen auf unserem berechtigten Interesse am Nachweis der ordnungsgemäßen Registrierung (Art. 6 Abs. 1 f) GDPR).
Die Daten werden im Rahmen der Auftragsabwicklung an HubSpot, Inc. (USA) übermittelt. HubSpot ist nach dem EU-U.S. und Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und gewährleistet damit ein angemessenes Datenschutzniveau sowohl nach EU- als auch nach Schweizer Recht. Zusätzlich existiert eine EU-Standardvertragsklausel. Europäische Niederlassung: HubSpot Ireland Ltd. 30 North Wall Quay, Dublin 1, Irland.
Auf der Grundlage des berechtigten Interesses von WebPros gemäß Art. 6 Abs. 1 f. 1 f GDPR und der bestehenden Kundenbeziehung mit XOVI können Kunden Informationen über andere WebPros-Produkte erhalten, die für sie von Interesse sein können. Kunden haben jederzeit die Möglichkeit, den Erhalt solcher Informationen abzubestellen, indem sie die Abmeldeoption in jeder erhaltenen Mitteilung nutzen.
6. Verwendung von Cookies
Wir verwenden Cookies auf unserer Website. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Gerät (z. B. PC, Smartphone oder Tablet) gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten. Welche Cookies wir verwenden, wer sie bereitstellt und zu welchem Zweck, können Sie jederzeit in unserer Zustimmungsmanagement-Plattform nachlesen.
6.1 Unsere Cookie-Zustimmungsmanagement-Plattform
Um Ihre Auswahl an Cookies und ähnlichen Technologien zu dokumentieren und unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen, nutzen wir eine Zustimmungsmanagement-Plattform (Usercentrics). Wenn Sie unsere Website besuchen, fragen wir Sie nach Ihren Cookie-Präferenzen. Ihre Entscheidung wird in einem speziellen Cookie gespeichert. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c GDPR und Art. 7 Abs. 1 DSG (Schweiz), da wir gesetzlich verpflichtet sind, Ihre Einwilligung nachzuweisen und zu verwalten.
Für die Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir die Einwilligungsmanagement-Plattform „Usercentrics“, die von der Usercentrics GmbH, Sendlinger Straße 7, 80331 München, bereitgestellt wird. Die folgenden Daten werden verarbeitet und an Usercentrics übermittelt:
– Ihre Zustimmung oder Ablehnung (einschließlich Datum, Uhrzeit, Sprache, Zustimmungs-ID)
– Gerätedaten (wie z.B. Browserinformationen und anonymisierte IP-Adresse)
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auch zur Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten nach Art. 6 Abs.. 1 lit. c GDPR und Art. 7 Abs. 1 DSG (Schweiz).
6.2 Von WebPros verwendete Cookie-Kategorien (Essential, Functional, Analytics, Marketing)
Cookie-Typen | Beschreibung |
Wesentlich | Unverzichtbare Cookies helfen dabei, ein Angebot nutzbar zu machen, indem sie grundlegende Funktionen wie die Seitennavigation und den Zugang zu sicheren Bereichen des Angebots ermöglichen. Ohne diese Cookies kann das Angebot nicht richtig funktionieren. |
Funktional | Funktionale Cookies ermöglichen es dem Angebot, sich an die Website-Präferenzen des Nutzers und die von ihm auf dem Angebot getroffenen Entscheidungen zu erinnern, einschließlich der Anmeldedaten, des geografischen Standorts, der Sprache und der erweiterten Inhalte. Dadurch kann das Angebot den Nutzern personalisierte Funktionen anbieten. Funktionale Cookies werden verwendet, um die Leistung der Angebote zu verbessern, da ohne sie bestimmte Funktionen der Angebote möglicherweise nicht verfügbar sind. Funktionale Cookies helfen bei der Bereitstellung von Diensten, die ein Benutzer anfordert. |
Analytische Cookies | Analytische Cookies sammeln Informationen über Ihre Nutzung des Angebots und ermöglichen es uns, die Funktionsweise des Angebots zu verbessern. Diese Cookies liefern uns zusammengefasste Informationen, die wir verwenden, um die Leistung der Website zu überwachen, Seitenbesuche zu zählen, technische Fehler zu erkennen, zu sehen, wie Benutzer die Website erreichen, und die Wirksamkeit von Werbung zu messen (einschließlich der E-Mails, die wir Ihnen senden). |
Vermarktung | Marketing-Cookies ermöglichen es uns und anderen vertrauenswürdigen Werbetreibenden, Werbung auszuwählen, die auf Ihren Interessen basiert, einschließlich derer, die durch Besuche auf unserer Website oder in Apps oder in anderen Angeboten, Online-Diensten und Apps im Laufe der Zeit ausgedrückt oder abgeleitet werden. Andere helfen dabei, zu verhindern, dass dieselbe Werbung immer wieder für Sie erscheint. Diese Arten von Cookies helfen uns auch, Ihnen auf der Website Inhalte anzubieten, die auf Ihre Interessen und Bedürfnisse zugeschnitten sind. Einige Marketing-Cookies und andere Technologien werden zum Teil auch verwendet, um Werbung zu ermöglichen. Bitte beachten Sie, dass Marketing-Cookies in einigen Fällen in direktem Zusammenhang mit Social Cookies stehen. Diese Social Cookies werden verwendet, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Inhalte zu teilen, was in Ihrem eigenen Interesse liegt, und um am Prozess der Autorisierung über die Social-Media-Dienste teilzunehmen, um Zugang zu Anwendungen/Websites von Dritten zu erhalten, wenn Sie sich dafür entscheiden. Soziale Cookies können auch für Werbe-/Analysezwecke verwendet werden. |
6.3 Hinweis zu Google-Diensten
Wir nutzen auf unserer Website verschiedene Dienste von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Dabei kann es auch zu Datenübertragungen an Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA kommen.
Für betroffene Personen in der EU erfolgt die Übermittlung auf der Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework. Google ist dafür zertifiziert und unterliegt dem Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA.
Für die Schweiz erfolgt die Übermittlung auf der Grundlage des Swiss-U.S. Data Privacy Framework (Swiss DPF). Auch Google ist dafür zertifiziert, so dass die Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau für Übermittlungen in die USA anerkennt.
Sollte ausnahmsweise keine Zertifizierung oder kein angemessener Schutz vorliegen, stellen wir den Schutz Ihrer Daten zusätzlich durch Standardvertragsklauseln (SCC) oder andere geeignete Massnahmen sicher.
6.4 Dieses spezielle Angebot verwendet die folgenden Cookies und andere Technologien
E. Dauer der Datenverarbeitung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder bis Sie Ihre Einwilligung widerrufen.
Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten – zum Beispiel nach Handels-, Steuer- oder Sozialversicherungsrecht in Deutschland – kann die Aufbewahrung bestimmter Daten unabhängig vom Verarbeitungszweck bis zu 10 Jahre oder länger erforderlich sein.
Um sicherzustellen, dass keine Daten länger als nötig gespeichert werden, führen wir regelmäßige Überprüfungen durch und löschen personenbezogene Daten, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine rechtlichen Verpflichtungen oder berechtigten Interessen mehr bestehen.
F. Ihre Rechte als Betroffene/r
1. Antrag auf Auskunft
Auf Wunsch erhalten Sie jederzeit unentgeltlich Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie gespeichert haben.
2. Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), Widerspruch
Wenn Sie mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten nicht mehr einverstanden sind oder diese unrichtig geworden sind, werden wir auf Ihre Weisung hin die Löschung oder Sperrung Ihrer Daten veranlassen oder die notwendigen Korrekturen vornehmen (soweit dies nach dem geltenden Recht möglich ist). Gleiches gilt, wenn wir Daten künftig nur noch eingeschränkt verarbeiten sollen. Sie haben ein Widerspruchsrecht, insbesondere dann, wenn Ihre Daten für die Erfüllung einer Aufgabe erforderlich sind, die im öffentlichen Interesse liegt oder auf unserem berechtigten Interesse beruht, einschließlich eines auf diese Gründe gestützten Profilings. Sie haben auch das Recht, der Datenverarbeitung für Zwecke der Direktwerbung zu widersprechen.
3. Recht auf Widerruf der Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs nicht berührt.
4. Datenübertragbarkeit
Wenn die Datenverarbeitung auf einem Vertrag, vorvertraglichen Verhandlungen, einer Einwilligung oder automatisierten Verfahren beruht, haben Sie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Auf Wunsch stellen wir Ihnen Ihre Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zur Verfügung, so dass Sie die Daten auf Wunsch an einen anderen Verantwortlichen übertragen können.
5. Einschränkung der Verarbeitung
Daten, bei denen wir nicht in der Lage sind, die betroffene Person zu identifizieren, z. B. wenn sie zu Analysezwecken anonymisiert wurden, fallen nicht unter die vorgenannten Rechte. Auskunft, Löschung, Sperrung, Berichtigung oder Übermittlung an ein anderes Unternehmen kann für solche Daten möglich sein, wenn Sie uns zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen, die es uns ermöglichen, Sie zu identifizieren.
6. Keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling
Ihre Daten werden von uns nicht für automatisierte Entscheidungen verwendet, die Rechtsfolgen für Sie haben oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen – wie in Art. 22 GDPR (EU).
Wir führen auch kein sogenanntes Profiling durch. Das bedeutet, dass wir keine automatisierten Auswertungen Ihrer Daten erstellen, um persönliche Merkmale wie Interessen, Verhalten oder Vorlieben zu analysieren oder vorherzusagen. Sollten wir ausnahmsweise automatisierte Entscheidungen oder Profiling einsetzen, werden wir Sie vorab transparent informieren und gegebenenfalls Ihre ausdrückliche Zustimmung einholen.
7. Ausübung Ihrer Rechte als betroffene Person und Recht auf Beschwerde
Wenn Sie Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Widerspruch oder Löschung von Daten wünschen oder Ihre Daten an ein anderes Unternehmen übertragen möchten, wenden Sie sich bitte an [email protected].
Sie haben auch die Möglichkeit, sich bei einer Aufsichtsbehörde über Ihre Rechte als Betroffener zu beschweren. Bei der XOVI GmbH haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (LDI) einzureichen.
Version: v9 XOVI (30.06.2025)
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