Newsletter ist die Bezeichnung für einen Rundschreiben in elektronischer Form, das in regelmäßigen Abständen per E-Mail verschickt wird. Heutzutage nennt man zwar auch Rundbriefe auf Papier manchmal Newsletter, allerdings hat sich diese Bezeichnung erst mit der elektronischen Form des Rundbriefes in Deutschland durchgesetzt. Newsletter sind Teil des E-Mail-Marketings, was wiederum ein Teilbereich des Online Marketings ist.
Newsletter im Detail
Newsletter werden von einer zentralen Stelle aus über einen Verteiler an bestimmte Kontakte verschickt. Diese Kontakte haben den Newsletter vorher abonniert und somit ihr Einverständnis für den Erhalt gegeben. In den Anfangsjahren der E-Mail-Kommunikation wurden Newsletter grundsätzlich im Plain-Text-Format verschickt, damit sie auch sicher auf jedem Endgerät und mit jeder Software korrekt dargestellt werden können. Heutzutage wird in der Regel das HTML-Format bevorzugt, denn damit lassen sich auch Mediendateien wie Fotos und Videos im Newsletter unterbringen. Manchmal hat der Abonnent auch die Wahl und kann selbst entscheiden, in welchem Format er einen Newsletter empfangen möchte.
Rechtliches: Single Opt-in und Double Opt-in
E-Mail-Marketing via Newsletter ist eine tolle Sache, nur muss sie auch rechtlich richtig angegangen werden. Newsletter fallen vor dem Gesetz in den Bereich Werbung. Das bedeutet, man darf einem Nutzer nur dann einen Newsletter schicken, wenn er sich ausdrücklich dazu bereit erklärt hat, zum Beispiel indem er sich für den Newsletter angemeldet hat. Für die Praxis bedeutet dies: Der Nutzer muss zunächst seine E-Mail-Adresse angeben und dem Empfang zustimmen, dann bekommt er den Newsletter. Dieses Verfahren wird als Opt-in bezeichnet.
Nun unterscheidet man noch zwischen Single Opt-in und Double Opt-in. Beim Single Opt-in meldet sich der Nutzer an und erhält daraufhin den ersten Newsletter. Dieses Verfahren ist rechtlich kritisch, da ein Nutzer auch die E-Mail-Adresse einer anderen Person angeben kann. Folglich bekommt die andere Person den Newsletter, obwohl sie dem nicht ausdrücklich zugestimmt hat.
Deshalb hat sich mittlerweile das Double Opt-in-Verfahren etabliert: Der Nutzer gibt seine E-Mail-Adresse für das Abonnement des Newsletters ein. Daraufhin bekommt er eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn dieser Link vom Nutzer angeklickt wurde, wird der Newsletter auch an ihn geschickt. Double Opt-in schützt vor die Unternehmen vor rechtlichen Schwierigkeiten und Nutzer vor Missbrauch ihrer E-Mail-Adresse und ungewünschten E-Mails.
Außerdem müssen Abonnenten sich jederzeit vom Newsletter abmelden können. Auch hier kommt entweder das Double Opt-out-Verfahren oder das Single Opt-out-Verfahren zum Einsatz. Wird hier das Double Opt-out genutzt, sprich die Abmeldung via Bestätigungslink, hat das weniger rechtliche Gründe, als vielmehr marketingstrategische. Beim Double Opt-out-Verfahren muss der Nutzer einen Schritt mehr tätigen um sich abzumelden, was ihm ein wenig Zeit gibt, sich die Abmeldung noch einmal zu überlegen.
Es ist das Prinzip der Conversion Rate, nur andersherum: Das unerwünschte Ziel der Conversion ist die Abmeldung vom Newsletter. Dieses Ziel soll der Nutzer möglichst nicht erreichen, deshalb verlängert man den Weg dorthin durch die zusätzliche Mail mit dem Bestätigungslink.
Welche Software kommt zum Einsatz?
Es gibt eine Vielzahl von Softwarelösungen, die für die Gestaltung und Verwaltung von Newslettern gedacht sind. Viele funktionieren als SaaS-Programme. SaaS steht für „Software as a Service“ und bezeichnet Software, die nicht lokal installiert und ausgeführt wird, sondern in der Cloud. Zu den bekanntesten und beliebtesten Anbietern gehört zum Beispiel Mailchimp. Eine gute Newsletter Software enthält nicht nur entsprechende Gestaltungsmöglichkeiten. Mit ihr lässt sich auch der Versand managen und im besten Fall liefert die Software auch die Auswertung: Für Online-Marketing-Strategen ist es zum Beispiel wichtig, wie viele Leute den Newsletter überhaupt geöffnet haben, wie viele ihn direkt in den Papierkorb des E-Mail-Programms befördert haben, welche Links im Newsletter angeklickt wurden und wie viele Nutzer sich nach der neuen Ausgabe vom Newsletter abgemeldet haben.
Wozu werden Newsletter eingesetzt?
Der Einsatz von Newslettern kann ganz unterschiedlichen Zwecken dienen. Viele Unternehmen nutzen den digitalen Rundbrief, um die Kunden über neue Produkte und besondere Angebote zu informieren. Aber darüber hinaus bietet ein Newsletter alle Möglichkeiten des direkten Kundenkontakts: Er kann über Rückrufaktionen informieren, zur Realisierung von Umfragen genutzt werden oder auf besondere Werbekampagnen aufmerksam machen. Inzwischen werden selbst Newsletter von Unternehmen oft mit redaktionellen Inhalten aufgewertet, um dem Leser einen echten Mehrwert zu bieten.
Die Relevanz von Newslettern für das Online Marketing
Newsletter sind einer der Grundpfeiler des Online bzw. E-Mail-Marketings. Trotzdem ist der Newsletter nicht für jedes Unternehmen das richtige Instrument. Es kommt zum Beispiel auf die Internetaffinität der Zielgruppe an. Wenn diese allerdings passt, ist ein gut gemachter Newsletter ein tolles Instrument zur Kundenbindung und um Kunden auf neue Produkte aufmerksam zu machen. Ob der Kunde einen Newsletter als störend empfindet, hängt maßgeblich vom Mehrwert an, den der Newsletter dem Empfänger bringt. Nicht zuletzt zieht ein Newsletter durch die enthaltenen Links auch eine Menge Traffic auf die eigene Website – sofern die Reichweite groß genug ist.