Reporting-Tool

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Eine regelmäßige Zusammenfassung wichtiger Daten bildet die Grundlage für sowohl eigene Analysen als auch gezielte Kundenbindung. Die Basis der Optimierung einer Webseite bildet die detaillierte Abbildung wichtiger Unternehmens-Kennzahlen. Erst, wenn Stärken und Schwächen der eigenen Unternehmenspräsenz bekannt sind, können geeignete Maßnahmen zur Verbesserung der Strukturen entwickelt werden. Vor diesem Hintergrund arbeiten Agenturen vermehrt mit der sorgfältigen Aufbereitung von PDF Berichten, die einerseits den Ist-Zustand eines Unternehmens abbilden und andererseits wertvolle Potenziale aufweisen. Ein strukturiertes, individuelles und übersichtliches Reporting hilft Ihnen eine gezielte Kundenbindung vorzunehmen oder alternativ die Arbeit der eigenen Abteilung besser zu präsentieren.


Report erstellen

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Wenn Sie bereits Vorlagen erstellt haben, können Sie diese auch individuell unter Report erstellen zusammenfügen und weitere Einstellungen vornehmen. In diesem Bereich bestimmen Sie alle weiteren Elemente des Reports:


Projekt/Domain auswählen

Projekt: Wenn Sie bereits Projekte angelegt haben, können Sie diese mittels des Drop-Down-Menüs auswählen. Sollten Sie noch kein Projekt angelegt haben, können Sie jederzeit ein neues aufsetzen. Klicken Sie dazu in den Projekt-Bereich - weiterführende Informationen dazu finden Sie in diesem WIKI.

Domain: Wenn Sie ein Projekt ausgewählt haben, wird die dazugehörige Domain automatisch angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit weitere Mitbewerber-Domains, die Sie im Rahmen Ihrer Projekte bereits angelegt haben, auszuwählen. Sie können hier, auch ohne ein Projekt angelegt zu haben, eine Domain eintragen, für die der Report erstellt werden soll.


Personalisierung

Einen wichtigen Faktor für die Kundenbindung bilden auch personalisierte Reports. Sie müssen somit nicht 10 unterschiedliche Vorlagen erstellen mit dem jeweiligen Namen Ihres Kunden, sondern können eine Vorlage für unterschiedliche Kunden benutzen. Ob Herr Müller oder Frau Meier mit wenigen Klicks steht deren Name im Report:

  1. Gehen Sie zum Adressbuch und fügen klicken auf neuen Kontakt hinzufügen
  2. Füllen Sie alle gewünschten Felder aus: Anrede, Name, Vorname, Kontakt aus
  3. Weisen Sie dem Kontakt das gewünschte Projekt zu und klicken Sie auf speichern
  4. Gehen Sie zu Reporting --> Report erstellen
  5. Es erscheint ein neues Feld in der Übersicht unter dem Absender Konto: E-Mail Empfänger
  6. Markieren Sie den E-Mail Empfänger, um dem Report zu personalisieren

Im Report Archiv werden Sie zwei Reports dann finden: einen für Intern und den anderen mit dem Namen des Kontakts.


Absender / E-Mail-Konto

Standardmäßig ist als Absender/E-Mail Konto Xovi hinterlegt. Wenn Sie ein eigenes Absender/E-Mail Konto hinterlegen möchten, können Sie dies durch einen Klick auf "Eigenes E-Mail Konto hinterlegen" machen oder unter Profil - E-Mail Accounts. Weitergeleitet in den Bereich E-Mail Accounts können Sie nun, wie im WIKI beschrieben, einen eigenen SMTP-Server hinterlegen.


Zusätzliche E-Mail Empfänger

In diesem Feld können Sie individuell bis zu weitere 50 E-Mail Empfänger hinterlegen. Gleichzeitig finden Sie hier eine Auswahlbox, um sich selbst als Empfänger des Reports zu wählen.


Suchmaschine

XOVI Suite unterstützt im Augenblick vier Suchmaschinen zwischen denen Sie für das Reporting auswählen können: google.de, google.at, google.ch und bing.de Wie Sie weitere Suchmaschinen auch im Reporting verwalten können, erfahren Sie im Punkt "Monitoring und weitere Suchmaschinen".


Generierung

Sie haben drei unterschiedliche Möglichkeiten für die Report Generierung: Direkt, Wöchentlich oder Monatlich. Diese können je nach Bedarf verwendet werden. Falls Sie einen Kundentermin haben, für den Sie einen schnellen Report benötigen eignet sich die direkte Generierung. Für alle Reports die automatisiert an Ihre Kunden oder eine Abteilung verschickt werden sollen, benutzen Sie die wöchentliche oder monatliche Variante. Auch hier können Sie sowohl zwischen den Wochentagen wählen, an denen der Report verschickt werden soll, als auch dem Monatsanfang oder -ende. Alle automatisch angelegten Reports werden zum nächstmöglichen Datum erstellt. Diese können Sie noch in Besetzung auf Empfänger und weitere Funktionen im Nachhinein editieren.


Keyword-Datenbasis

Automatisch wird für die Reports die aktuelle Keyword-Datenbasis vom letzten Sonntag ausgewählt. Falls Sie Reports mit einer älteren Datenbasis erstellen möchten, können Sie ein anderes Datum im Drop Down Menu auswählen.


Anzeigenbereich für Verlaufsdiagramme

In diesem Punkt können Sie bestimmen, wie weit in die Vergangenheit die Verlaufsdiagramme reichen sollen. Ob ein fester Zeitpunkt, seitdem Sie das Projekt betreuen oder flexibler - beides ist möglich.


Layout- und Inhalts-Vorlage

Alle Layout- und Inhalts-Vorlagen sind in der XOVI Suite frei kombinierbar.

  • Layout-Vorlage: Wählen Sie hier Ihre bereits angelegten Layout-Vorlagen aus.
  • Inhalts-Vorlage: Wählen Sie hier die gewünschte Inhalts-Vorlage aus.

Nachdem Sie alle Eingaben vorgenommen haben, klicken Sie auf den Button "Report erstellen". Mit Klick auf den Button werden Sie darüber informiert, dass das Reporting nun erstellt und in Kürze in der Rubrik 'Report Archiv' bereit liegen wird.


Vorlagen verwalten

Bei der ersten Aktivierung des Accounts werden auch die Standardvorlagen von XOVI im System hinterlegt. Sie finden bei den Layout-Vorlagen eine XOVI Standardvorlage mit und ohne Logo, sowie unter den Inhaltsvorlagen: Affiliate Report, Domain Schnellreport, Keyword Report, Link Report, SEA Report und Social Signal Report.


Layoutvorlage

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Klicken Sie auf den Button "Layout-Vorlage erstellen", um einen neuen Entwurf zu generieren.

Jetzt erscheint eine Ansicht, die von der Vorlage über den Header bis hin zu den P. Indikatoren reicht, in der Sie zehn unterschiedliche Bereiche bearbeiten können. Diese Bereiche werden nachfolgend erläutert.

Bitte benennen Sie die neu erstellte Datei und nehmen Sie wichtige Basis Einstellungen vor. Stellen Sie ein, ob Sie das Inhaltsverzeichnis in der PDF anzeigen möchten. Soll der Inhalt über oder unter dem Anschreiben erscheinen? Wählen Sie passende Schriftarten und Abstände für den Fließtext und die Überschriften aus. Die vorgenommenen Einstellungen bitte abspeichern!

Logo: Ihr Firmenlogo kann über den zweiten Reiter „Logo“ eingebunden werden. Klicken Sie in den durch die gestrichelte Umrandung vordefinierten Bereich (Upload Logo) und suchen Sie das passende Logo aus Ihren Dateien heraus, um es hochzuladen. Die Größe des Logos kann auf das Gesamtbild abgestimmt werden. Unterstützt werden die Formate JPG, PDF sowie PNG.

Dokument: Zur Veränderung des von XOVI voreingestellten Einleitungstextes, der den Kunden oder Mitarbeiter in den Inhalt des Reports einführen soll, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument“. Der Text sollte dabei möglichst optimal auf die Bedürfnisse des Empfängers ausgerichtet werden, um jenen gezielt mit dem Report anzusprechen. Mit Hilfe der Variablen können Sie Ihren Report personalisieren und den Adressaten direkt ansprechen.

Header: Um den Dokumentkopf zu gestalten, fügen Sie Ihrer Vorlage über die Schaltfläche „Header“ Ihre Adressdaten hinzu. Der Header kann mit Blick auf Schriftart und Schriftgröße individuell angepasst werden.

Footer: Zur besseren Orientierung und Strukturierung bietet es sich im Anschluss daran an, das PDF Dokument mit einer Fußzeile zu versehen. Der Footer kann beispielsweise die betreffende URL sowie Datum und Seitenanzahl enthalten. Der Empfänger findet sich mittels des Footers leichter im Dokument zurecht.

Eigenschaften:

Legen Sie Ihre Meta Daten für Ihr PDF Dokument fest.

E-Mail: Neben der Anpassung des PDF Textes kann über den Reiter „E-Mail“ auch ein individueller Text für die E-Mail, der die PDF später anhängen wird, verfasst werden. Geben Sie zunächst eine passende Betreffzeile ein und verändern Sie sodann das Anschreiben nach Ihrem Belieben.

Tabellen: Die über die Inhaltsvorlage hinzugefügten Tabellen und Charts können mit Blick auf Tabellen-Kopf Schriftgröße sowie Tabellen-Inhalt Schriftgröße individualisiert werden. Des Weiteren ist eine Veränderung der Farben möglich. Über die Schaltfläche „S“ lässt sich die Schriftfarbe anpassen während die Hintergrundfarbe über „H“ gesteuert werden kann. Bitte geben Sie die Farben in Hexadezimal an. Per Klick in die entsprechenden Felder öffnet sich ein Farbwähler.

Diagramme: Ähnlich verhält es sich mit den Diagrammen. Hier können ebenfalls Schrift und Farben der einzelnen Linien nach Geschmack verändert werden. Das bietet sich beispielsweise an, um das farbliche Gesamtbild der PDF abzurunden. Klicken Sie dazu in dem Serienfeld in die jeweilige Farbe hinein und nehmen Sie Veränderungen vor. Auch der Hintergrund der Diagramme, die Intensität und Farbe der Einrahmungen sowie die Achsen des Koordinatensystems lassen sich beliebig verändern. Unter dem Diagramm können Sie zwischen Kuchen-, Balken- und Kurvendiagramm wechseln, und sich anschauen, wie die Farben in allen drei Diagrammtypen zur Geltung kommen.

P.Indikatoren: Abschließend können Sie die farbliche Darstellung der Performance Indikatoren verändern. So kann z.B. die voreingestellte Farbansicht der Keyword Performance Indikatoren, die Sie im Keyword Tool im Überblickbereich finden, für Ihren Report angepasst werden. Zum Verändern der Schriftfarbe klicken Sie bitte in die Schaltfläche „S“; zum Anpassen der Hintergrundfarbe in die Schaltfläche „H“.


Inhalts-Vorlage

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Inhalte können bei XOVI über zwei verschiedene Wege in ein PDF Dokument eingebaut werden. Zum einen lässt sich das Inhaltsverzeichnis über den Reporting Bereich erstellen und zum anderen können einzelne Tabellen direkt aus dem jeweiligen Toolbereich in den Bericht übertragen werden. Im Folgenden geben wir eine kleine Handlungsanweisung zu beiden Methoden.

So stellen Sie gewünschte Inhalte und Kapitelüberschriften bequem zusammen:

  • Schritt 1:

Gehen Sie im Reporting Bereich auf die Schaltfläche „Vorlagen verwalten“. Über den orangen Button „Inhaltsvorlage erstellen“ gelangen Sie in die gewünschte Ansicht. In dem jetzt erscheinenden Fenster sehen Sie zwei Rubriken, links die „Module“ und rechts die „Inhalte“.

Die Module, die sich von den allgemeinen Inhalten über die Kategorie „Affiliate“ bis hin zur Kategorie „Social“ erstrecken, bilden die Tabellen und Charts ab, die Sie vorher in den einzelnen Toolbereichen einsehen konnten. Da Sie in einer voreingestellten XOVI Standard Vorlage arbeiten, besteht links bereits das Kapitel „Keywords“. Dieses können Sie – falls gewünscht – rechts über die Schaltfläche „x“ entfernen.

  • Schritt 2:

Geben Sie Ihrer Inhaltsvorlage einen passenden Dokumentnamen, damit Sie jene zu einem späteren Zeitpunkt zuordnen können.

  • Schritt 3:
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Erstellen Sie über den grünen Button „Kapitel hinzufügen“ eigene Kapitel, die später das Inhaltsverzeichnis Ihres fertigen Reports bilden. Die hinzugefügten Kapitel erscheinen rechts bei den Inhalten. Ziehen Sie nun die Charts und Tabellen, die Sie in Ihrem Dokument enthalten wissen möchten links aus den Modulen per Drag and Drop nach rechts in Ihre Inhalte und dort in das jeweilige Kapitel hinein.

Nach Abspeichern der neu erstellten Inhalte kann über die Schaltfläche „Report erstellen“ ein Bericht mit der zuvor angelegten Inhaltsvorlage erstellt werden.

Ein Tipp zur Individualisierung der einzelnen Kapitel: Rechts über den Klick auf die Lupe neben den Inhalten, können Sie Titel und Beschreibungstext der einzelnen Tabellen für Ihren Report anpassen.

Neben der soeben beschriebenen Methode zur Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses gibt es eine weitere Möglichkeit, Tabellen in das PDF Dokument zu integrieren. In den einzelnen Toolbereichen befindet sich über nahezu jeder Tabelle die Schaltfläche „Zum Report“.

Sollten Sie während der Arbeit mit dem XOVI Tool einer Tabelle begegnen, die Sie gerne im Reporting enthalten hätten, können Sie rechts über der Tabelle auf die Schaltfläche „Zum Report“ gehen und das Chart in die gewünschte Inhaltsvorlage integrieren. Vorab vorgenommene Filtereinstellungen und Sortierreihenfolgen werden bei dieser Methode übernommen und so in den Bericht übertragen, wie Sie Ihnen auf dem Bildschirm angezeigt werden.


Monitoring und andere Suchmaschinen

Wenn Sie internationale Domains optimieren, können Sie dafür das Monitoring Tool benutzen. Die dort vorhandenen Daten können auch ins Reporting übernommen werden. Gehen Sie dafür in das Monitoring Tool, fügen dort Filter die Sie für Ihre Anzeige benötigen ein und übertragen dann diese Tabelle mit einem Klick ins Reporting. Als Beispiel: Für eine Domain, für die Daten von google.com im Report angezeigt werden sollen, gehen Sie wie folgt vor:

Filter hinzufügen für:

  1. Projekt
  2. Domain
  3. Suchmaschine
  4. Filter anwenden
  5. Daten überprüfen
  6. Zum Report hinzufügen
  7. Vorlage auswählen
  8. Speichern

Gegenbefalls diesen Schritt für weitere Länder wiederholen.


Report Archiv

Im Report Archiv können Sie alle bereits angelegten Reports aufrufen. Sie können das Verschicken der Reports aus dem Archiv auch verwalten, wenn Sie die Reports nicht automatisch an Ihre Kunden senden möchten. Dafür können Sie jeden Report einzeln runterladen, überprüfen und individuell an die gewünschte Person verschicken. Die Reports, wenn personalisiert, tauchen im Report Archiv einmal für Intern und dann mit den jeweiligen Namen der Person auf.


Automatische Reports

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Sobald bei der Erstellung eines Reports ein wiederkehrender Intervall gewählt wurde, erscheint der auf diese Weise erstellte Report in der Rubrik "Automatische Reports". Hier können Sie die automatischen Reports verwalten. Eckdaten zu bereits erstellten Reports werden nachfolgend tabellarisch aufbereitet und bieten folgenden Informationen:

  • Domain: Nennt die im Report analysierte Domain.
  • Projekt: Zeigt das Projekt an, dem die analysierte Domain zugehört.
  • Suchmaschine: Zeigt die jeweils gewählte Länderpräsenz von Google an.
  • Intervall: Führt auf, ob es ein wöchentliches oder monatliches Reporting ist.
  • Nächste Erstellung: Nennt das Datum der nächsten Ausführung des Reports.
  • E-Mails: Zeigt die für das Reporting hinterlegten E-Mail-Adressen an.


Links unterhalb der Tabelle findet sich per Drop-Down Menü weiterführend die Option, ausgewählte Reports zu löschen. Die Auswahl ist dabei komfortabel über das grau hinterlegte Stift-Icon im linken Spaltenrand der Tabelle möglich und erlaubt sowohl eine vollständie Auswahl aller Datensätze, als auch die Umkehrung und Aufhebung der aktuell getroffenen Auswahl.


Downloads

In der letzten Rubrik können Sie dann die fertig erstellen Reports einsehen und verwalten. Tabellarisch aufbereitet werden an dieser Stelle folgende Eckdaten zum jeweiligen Reporting aufgezeigt:

  • Domain / Vorlage: Fährt die im Report analysierte Domain samt verwendeter Reporting-Vorlage an.
  • Projekt: Gibt Auskunft darüber, aus welchem Projekt heraus die jeweilige Domain gewählt wurde.
  • Suma: Als Abkürzung für Suchmaschine wird hier die Länderpräsenz von Google aufgezeigt.
  • Datenbasis: Gibt den im Reporting verwendeten Datensatz an.
  • Datum: Fährt das Erstell-Datum des Reporting auf.

Wie gewohnt können die der Art präsentierten Reportings ausgewählt und über das Drop-Down-Menü unterhalb der Tabelle weiterführend bearbeitet werden. Die Auswahl ist dabei komfortabel über das grau hinterlegte Stift-Icon im linken Spaltenrand der Tabelle möglich und erlaubt sowohl eine vollständie Auswahl aller Datensätze, als auch die Umkehrung und Aufhebung der aktuell getroffenen Auswahl.