Reports mit eigener E-Mail-Adresse versenden

09.11.2015

In der Artikelreihe „Kurz erklärt, das Reporting Tool von A-Z“ hat Klara Jenniches ein schönes Tutorial geschrieben, wie man insbesondere personalisierte Reportings in XOVI erstellt. Heute möchten wir vertiefend erklären, wie man seine eigene E-Mail-Adresse als Absendeadresse in XOVI hinterlegen kann.

Warum? In dem o. g. Tutorial haben wir gelernt, wie man durch das Anlegen einer Layoutvorlage seinen eigenen Markenauftritt (Corporate Design) auch in XOVI Reports einfügen kann bzw. die Vorlagen dahingehend anpassen kann. Viele SEO- und Online-Marketing-Agenturen möchten wöchentliche oder monatliche Reportings an die Kunden versenden – dazu gibt es in XOVI die Funktion der sog. „automatisierten Reports“. Hier besteht der Vorteil, dass XOVI die Reports automatisch an die Kunden (und den Accountinhaber) versendet.

 

Standardmäßig versendet XOVI diese Reports mit der E-Mail-Adresse system@xovi.de, was nicht unbedingt dazu passt, dass man vorher das Layout des Reports an die eigenen Bedürfnisse und das eigene Layout angepasst hat. Da wäre es doch viel schöner, wenn man als Agentur diese Reports auch mit einer eigenen Mail-Adresse versenden könnte wie z. B. report@agentur.de . Dies ist bei XOVI möglich und wie man sich diese Funktion zunutze macht, erklären wir nun.

Oben rechts in der XOVI Suite – hinter dem Avatar-Bild – findet sich das Menü mit dem Menüpunkt „E-Mail-Accounts“. Dieses bitte anklicken.

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Sie gelangen dann in die Accountverwaltung, wo Sie mehrere Absender-E-Mail-Adressen anlegen können. Zunächst sind die Tabellen dort natürlich leer.

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Durch Klick auf „E-Mail-Account anlegen“ gelangt man in die nächste Ebene, wo die Angaben zu den Servereinstellungen abgefragt werden.

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Folgende Angaben werden abgefragt. Hier die Erläuterung

  • Name / Beschreibung
    Hier wird einfach ein Accountname eingetragen. Dieser kann frei gewählt werden.
  • E-Mail-Adresse
    Hier trägt man nun die E-Mail-Adresse ein, mit der die Reports künftig verschickt werden sollen. Diese E-Mail-Adresse muss natürlich real existieren. Man kann in XOVI keine E-Mail-Adresse neu anlegen, sondern nur als Versandt-E-Mail eintragen
  • Absender-Name
    Der Absender-Name ist der Name, den der Report-Empfänger sieht, wenn er die Mail bekommt
  • Antwort-Adresse
    Man kann auch hier – wie in einem E-Mail-Programm auch – eine E-Mail-Adresse eintragen, an die eine E-Mail gesandt werden soll, wenn der Empfänger eine Antwort sendet. Die Antwortadresse ist kein Pflichtfeld.
  • Antwort-Name
    Ähnlich wie beim Absender-Name wird hier der Name des Antwort-Postfaches eingetragen. Auch der Antwort-Name ist kein Pflichtfeld.
  • Server
    Hier tragen Sie bitte den smpt-Server Ihres E-Mail-Providers ein. Z. B. smtp.provider.de oder mail.provider.de Bei Ihrem Provider erfahren Sie diese Server-Angaben
  • Port
    Ebenfalls vom Provider erfahren Sie den Port des Postausgangsservers. Tragen Sie ihn hier ein.
  • Verbindungssicherheit
    Zur Auswahl stehen STARTTLS oder SSL/TLS. Welches die richtige Einstellung ist, entnehmen Sie bitte wieder den Angaben Ihres Mail-Providers.
  • Authentifizierungsmethode
    XOVI möchte ja E-Mails mit Ihrer Mail-Adresse versenden. Bitte wählen Sie hier aus, wie sich der Server von XOVI bei Ihrem Postausgangsserver authentifizieren soll. Das ist wiederum abhängig von den Angaben Ihres Mail-Providers.
  • Benutzername
    Tragen Sie hier den Benutzernamen des E-Mail-Postfaches ein
  • Passwort
    Hinterlegen Sie hier das Passwort

Wenn Sie alle Angaben korrekt gemacht haben, dann sollte der E-Mail-Account schon in XOVI zur Verfügung stehen. Im Grunde unterscheidet sich der Vorgang im Wesentlichen nicht von der Einrichtung einer E-Mailadresse in Outlook oder Thunderbird oder ähnlichen E-Mail-Programmen. Lediglich die Angaben zum Posteingangsserver fehlen, da XOVI ja nicht Ihre E-Mails empfangen möchte, sondern lediglich mit Ihrer E-Mail-Adresse Mails versenden können soll.
Speichern Sie die Angaben bitte ab, damit sie nicht verloren gehen.

Einstellungen testen

Damit beim nächsten Report-Versand nichts schief geht, empfehlen wir, die Einstellungen zu testen. Dazu kann man sich via XOVI eine Testmail senden lassen.

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Klicken Sie dazu einfach auf den entsprechenden Button unten rechts „Einstellungen testen“. Wenn Sie dann eine Mail erhalten von XOVI mit dem entsprechenden Hinweis, dann sind die Angaben korrekt gewesen. Falls die Mail nicht ankommt prüfen Sie bitte alle Angaben erneut. Zu 99% liegt ein Fehler an einer falsch vorgenommenen Einstellung, z. B. bei den Serverangaben. Beachten Sie bitte auch, dass bei Änderungen des Passwortes des E-Mail-Accounts auch das Passwort in der XOVI Suite geändert werden muss.

Wie versende ich nun einen Report mit meiner E-Mail-Adresse?

Dazu wechsele ich in die Funktion „Report erstellen“ im Reporting-Tool. Zunächst wählt man dort das Projekt und die Domain aus, für welche man einen Report versenden möchte. So dann erfolgt die Abfrage „Absender /E-Mail-Konto“. Standartmäßig ist dort die XOVI-Adresse hinterlegt. Nun kann man dort die eben hinterlegte Versand-E-Mail-Adresse auswählen. Der Report erreicht den Empfänger dann mit Ihrer Mail-Adresse.

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