Tipps und Tricks für Reportings mit XOVI – Teil II

18.01.2016

Im ersten Teil zum Thema Reporting haben wir ausführlich die Erstellung eines eigenen Layouts und die Anpassung des Reportings an das eigene Firmendesign / Agenturdesign erklärt. Viele Einstellungsmöglichkeiten finden sich dort im XOVI Reporting Tool.

Heute geht es um die Inhalte, denn die sind ja eigentlich noch wichtiger. Man kann Inhalte auf verschiedene Art und Weisen in einen Report übernehmen. XOVI ist da sehr flexibel. Wir zeigen heute die verschiedenen Möglichkeiten und geben noch ein paar Hinweise zu Filtereinstellungen und zu besonders umfangreichen Reportings.

Als Ausgangspunkt gehen wir wieder in den Bereich unter Reportings > Vorlagen verwalten

Vorlagen verwalten

Dort finden wir auf der rechten Seite die Tabelle „Inhalts-Vorlagen“. Dort hat Ihnen XOVI schon ein paar Mustervorlagen zur Verfügung gestellt. Sie könnten sich also – wenn es schnell gehen soll – direkt hier bedienen und einen Report sofort erstellen.

Die Stärke am XOVI Reporting Tool ist aber, dass man neben dem Layout eben auch inhaltlich selbst bestimmen kann, was man seinem Chef / Kunden reporten möchte und was nicht. Wir zeigen nun, wie man eine eigene Inhaltsvorlage anlegen.

Klicken Sie dazu oben links auf den Button „Inhaltsvorlage erstellen“. Sie kommen dann in das Menü zur Konfiguration Ihrer Vorlage.

Inhaltsvorlage erstellen

Zunächst kann den Namen der Vorlage ändern, damit man diese später wieder finden kann. Überschreiben Sie also einfach den Vorlagennamen „Demo“ mit ihrem selbst gewählten Namen.

Unter der Eingabemöglichkeit für den Namen der Vorlage findet man nun drei Boxen: „Module“, „Inhalte“ und „Berechtigungen“.
Fangen wir mit der Box „Inhalte“ an. Das ist die Anzeige, was in Ihrem Report an Performance Indikatoren, Tabellen oder Charts angezeigt werden soll. Sie können hier selbst eigene Kapitel hinzufügen und löschen.

In der Mustervorlage sind schon drei Elemente vorhanden im Kapitel „Keywords“. Diese Inhalte können Sie, wenn Sie sie nicht brauchen auch löschen. Das geschieht einfach mit einem Klick auf das „X“ am Ende jedes Elements.

Box-Inhaltsvorlage erstellen

Sie können nun eigene Elemente hinzufügen und per Drag & Drop die Reihenfolge selbst bestimmen. Durch den Klick auf die Lupe mit dem Zahnrad in der Mitte können Sie die Überschriften der Elemente und des Kapitels jeweils ändern.

Wichtig: Um eine reibungslose Erstellung der PDF-Reportings zu gewährleisten sollten maximal 5 Elemente in einem Kapitel aufgenommen werden. Die Anzahl der Kapitel hingegen ist nicht begrenzt.

Wenn Sie also insgesamt 15 Elemente in Ihre Gesamt-PDF aufnehmen möchten, dann nutzen Sie dazu bitte mindestens 5 Kapitel. Kapitel geben der PDF ohnehin auch für den Leser eine bessere Struktur. Ein Report lässt sich sehr gut auch in verschiedene Themenbereiche unterteilen – z. B. Keywords, Monitoring, Links, Social Signals etc. etc.

Wo kommen diese Elemente nun her?

Hier gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen können Sie sich direkt aus der Box „Module“ daneben bedienen. Hier werden aus den wichtigsten Tools schon die wichtigsten Elemente zur Auswahl gestellt. Wählen Sie also den entsprechenden Reiter aus und ziehen Sie – wiederum einfach per Drag & Drop das Element aus der Box „Module“ in das jeweilige Kapitel. Sie können dann Titel und Beschreibungstexte ändern. Weitere Einstellungsmöglichkeiten gibt es dort allerdings nicht.

Modul-Inhaltsvorlage

Im Reiter „Allgemein“ in der Box „Module“ finden Sie z. B. noch Elemente wie einen Seitenumbruch oder auch ein HMTL-Feld. Das können Sie als Freitextfeld mit in Ihre Kapitel der Inhaltsvorlage aufnehmen, wenn Sie an bestimmten Stellen dem Reporting-Empfänger noch weitere Erläuterungen machen möchten. HTML-Einfügen ist hier natürlich möglich. Vom verweisen auf externe Quellen per HTML (z. B. selbst gehostete Grafiken) sollte Abstand genommen werden.

Zweite Möglichkeit direkt aus dem Tool heraus

Sie haben gesehen, dass in der Box „Module“ nicht alle Elemente vorhanden sind aus den Tools, die Sie vielleicht in einem Report unterbringen möchten. Vielleicht ist genau das Chart oder die Tabelle gerade nicht dabei, die Sie aber unbedingt im Report einbauen möchten. S
Gehen Sie dann wie folgt vor:

1. Speichern Sie die eigene Vorlage unter einem anderen Namen ab
2. Wechseln Sie in einen Toolbereich, in dem ein Wunsch-Element für Ihren Report ist
3. Klicken Sie bei den Elementen (Tabellen oder Charts) auf „Report“

Keywords zum Report

Sie können dort dann z. B. einen Chart direkt zum Report hinzufügen. Im weiteren Dialog werden Sie gefragt in welche Inhaltsvorlage das Widget hinzu gefügt werden soll und dann in welches Kapitel. Mit wenigen Klicks ist dann der Chart Ihrer Wahl im Report.

Vielleicht wichtig zu wissen: Bei XOVI ist die Inhaltsvorlage grundsätzlich Domain-unabhängig. Man fügt also hier in dem Beispiel den Chart für den OVI zum Report hinzu, aber nicht den der gerade aufgerufenen Domain. Das hat den Vorteil, dass Sie nicht für jeden Kunden bzw. jede Domain eine eigene Inhaltsvorlage erstellen müssen, sondern die Inhaltsvorlage standardisiert für jede Domain nutzen können.

Tipp:
Wir haben hier noch einen Tipp für Sie bei der Übertragung von Tabellen in die Inhaltsvorlage. Sie können dort vorher einen oder mehrere Filter setzen und auch Spalten ausblenden, dessen Informationen Sie nicht benötigen. Zwar wird die Tabelle dann weiterhin Domain-unabhängig übertragen, aber die Filter- und Spalteneinstellungen werden übernommen.

Beispiel:
Hier die Tabelle „Alle Keywords“ für die Domain: koeln.de
Alle Keywords_standard

Man sieht – es gibt nur den Standardfilter auf die Position 1-100 und alle Spalten sind vorhanden. Nehmen wir nun an, wir wollen dem Kunden nur die TOP 30 für seine Domain reporten (also Position 1-30) und nur Keywords, die ein Suchvolumen von über 50 haben. Die Mitbewerber interessieren uns hingegen nicht so sehr und auch die CPC-Werte wollen wir nicht im Report zeigen. Dann nehmen wir die Filtereinstellungen vor:

Alle Keywords-mit Filter

Wir sehen nun, dass wir den Filter „Suchvolumen“ auf 50 bis unbegrenzt eingestellt haben und den Positionsfilter auf 1-30. Zudem haben wir die Spalten CPC und Mitbewerber ausgeblendet (geht über den Button Spalten).
Diese Tabelle können wir nun so über den Button der Tabelle „Zum Report“ der Inhaltsvorlage hinzufügen. Auch hier wird wieder im Dialogfeld nach der entsprechenden Inhaltsvorlage und dem Kapitel gefragt.

Die Filter- und Spalteneinstellungen werden hier nun in den Report übernommen und nicht gewollte Informationen erscheinen auch später nicht in der PDF.
Tipp: Nachdem Sie in der XOVI Suite aus verschiedenen Tools Ihre Wunsch-Widgets der Inhaltsvorlage hinzu gefügt haben, wechseln Sie nochmal ins Reporting-Tool unter dem Punkt „Reporting“ > „Vorlagen verwalten“ und öffnen Sie nochmal Ihre Inhaltsvorlage. Sie können dann die Reihenfolge der Elemente nochmal editieren, Überschriften ändern, Elemente anderen Kapiteln zuordnen (5er-Regel beachten) und Beschreibungstexte editieren, um Ihren Kunden zu erklären, was er in dem jeweiligen Abschnitt sehen kann.

Inhaltsvorlage bearbeiten

Vergessen Sie nicht auf OK zu drücken, um Titel und Beschreibung zu ändern.

Ganz wichtig zum Schluss: Vergessen Sie nicht die Inhaltsvorlage speichern!!! Sonst war die ganze Arbeit umsonst und muss erneut erstellt werden.

Inhaltsvorlage erstellen

Sie haben weitere Fragen zum Reporting: Dann wenden Sie sich gerne an unseren Support.
Die Kontaktmöglichkeiten finden Sie im Tool ganz oben im Header-Bereich.

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