Teamwork mit XOVI: So arbeitest du mit Benutzern

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Anna Maria von Kentzinsky

Anna Maria von Kentzinsky | 23.09.2022

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Mehr Benutzer, besseres Teamwork

Arbeite gemeinsam mit deinem Team an Projekten und Aufgaben. Ideal fĂŒr Agenturen und Inhouse SEO-Teams.
Benutzer buchen

Egal, ob Agentur, grĂ¶ĂŸeres SEO-Team oder eine gute Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen: Es gibt viele GrĂŒnde, warum mehrere Menschen im Team mit XOVI arbeiten. Damit ihr effektiv an einem Strang ziehen könnt, stehen euch in der XOVI Suite Benutzer zur VerfĂŒgung.

Erfahre, mit welchen XOVI-Versionen euch Benutzer zur VerfĂŒgung stehen, wie ihr sie anlegt, verwaltet und konkret mit ihnen arbeitet.

Was sind Benutzer?

Mit einem Benutzer loggst du dich in die gebuchte Version eurer XOVI Suite ein. Jeder Benutzer hat einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Benutzer können Lese- und / oder Schreibrechte besitzen und haben Zugriff auf vorher definierte Bereiche des Tools.

Was bringen uns Benutzer?

Ein XOVI-Account mit mehreren Benutzern ermöglicht es, dass mehrere Personen eigene ZugÀnge zum selben XOVI-Account haben.

Benutzer verhindern, dass versehentlich fĂŒr Andere wichtige Daten gelöscht oder geĂ€ndert werden. Gleichzeitig könnt ihr aber gemeinsam an verschiedenen oder am selben Projekt arbeiten.

Mit Benutzern könnt ihr z.B.

  • am selben Projekt arbeiten
  • an verschiedenen Projekten arbeiten
  • an Ă€hnlichen Aufgaben aus verschiedenen Projekten arbeiten
  • Aufgaben des Advisors zuweisen

Damit eignen sich Benutzer hervorragend fĂŒr Agenturen, in denen simultan an mehreren Kundenprojekten gearbeitet wird. Wird die anfallende SEO-Arbeit nach Disziplinen aufgeteilt (z.B. technisches SEO, Onpage-Optimierung, Content, Linkbuilding etc.), werden fĂŒr die zustĂ€ndigen Bearbeiter projektĂŒbergreifend die entsprechenden Bereiche freigeschaltet. Dieses Vorgehen eignet sich auch hervorragend fĂŒr Inhouse-Teams.

In welchen XOVI-Versionen kann ich Benutzer anlegen?

Je nach der gebuchten Version stehen dir unterschiedlich viele Benutzer (Vollzugriff-Accounts) zur VerfĂŒgung:

XOVI-Version Anzahl Benutzer
XOVI Pro 1
XOVI Business 3
XOVI Enterprise 10

SEO Kompass Merke GrundsĂ€tzlich hat XOVI Pro nur einen Benutzer. FĂŒr Unternehmen mit kleinem Budget (z.B. Startups) haben wir es aber ermöglicht, dass man sich mit den Zugangsdaten mehrfach einloggen kann. Sprecht euch aber gut ab, wer mit welchen Daten arbeitet, bevor ihr gemeinsam in XOVI Pro arbeitet.

Benutzer individuell hinzubuchen

Du kannst zu jeder XOVI-Version weitere Benutzer (also Vollzugriff-Accounts) hinzubuchen. Jeder weitere Account kostet 30€/Monat zzgl. MwSt. Falls du mehr Accounts buchen möchtest, nutze einfach unser Upgrade-Formular.

SEO Kompass Tipp Je nachdem, wie viele zusÀtzliche Benutzer du hinzubuchen möchtest kann es sein, dass sich ein Upgrade zur nÀchsten XOVI-Version mehr lohnt. Mach hier den Preisvergleich.

Wie lege ich Benutzer an?

Das Anlegen neuer Benutzer ist ganz einfach. Voraussetzung ist natĂŒrlich, dass du weitere Benutzer zur VerfĂŒgung hast.

Du findest Benutzer im Dropdown deines Profils oben rechts in der XOVI Suite.

Profil → Benutzer

Navigation zur Benutzer-Übersicht in XOVI

Du gelangst dann in die Übersicht fĂŒr Benutzer & Gruppen. Hier siehst du alle von dir angelegten Benutzer, ihrer Gruppe, ihren Berechtigungen und ihrer E-Mail-Adresse.

Exkurs: Was sind Gruppen?

Mit Gruppen weist du Benutzern ihre ĂŒbergeordnete Rolle zu. Erstellst du einen neuen Benutzer, kannst du aus 3 unterschiedlichen Gruppen (Rollen) wĂ€hlen:

Gruppe/Rolle Einsatz
User (Read/Write) Nutzer mit Lese- und Schreibzugriff
Customer (Read) Kunden mit Lesezugriff
Linkbuilder Zugriff auf den Link Manager

Benutzer anlegen in 5 Schritten:

  1. Gehe in die Benutzer-Übersicht Profil → Benutzer
  2. Klicke oben rechts auf Benutzer hinzufĂŒgen
    Button "Benutzer hinzufĂŒgen"
  3. FĂŒlle das Formular aus. Wenn du möchtest, dass der neue Benutzer ebenfalls umfassend mit XOVI arbeiten kann, achte auf folgende Einstellungen:
    1. Passwort festlegen
    2. Rolle: User (Read/Write)
    3. Aufrufbare Domains: Alle
    4. Aktiv: Ja
    5. Klicke auf Speichern.
  4. WĂ€hle jetzt den Reiter Zugriffsrechte.
    1. Falls nötig, wĂ€hle alle Tool-Bereiche ab, die fĂŒr den Benutzer nicht bedeutend sind.
    2. Klicke auf Speichern
  5. WĂ€hle den Reiter Projekte.
    1. Bestimme, welche Projekte gelesen und/oder bearbeitet werden dĂŒrfen
      Klicke auf Speichern

Anwendungsbeispiel: BĂ€rbel Bubbelwassr; Content Creator

Gehen wir das Anlegen eines neuen Benutzers anhand eines konkreten Beispiels durch. BĂ€rbel Bubbelwasser ist Mitarbeiterin in einer Agentur, bzw. In einem Inhouse Online-Marketing-Team. Sie ist mit der Erstellung von Content betraut. Dieser soll natĂŒrlich organisch ranken.

Lass uns fĂŒr BĂ€rbel einen Benutzer anlegen. DafĂŒr folgen wir den oben genannten Schritten und klicken in der Übersicht auf Benutzer hinzufĂŒgen. Dann fĂŒllen wir das Benutzer-Formular fĂŒr BĂ€rbel aus:

Benutzer anlegen Eingabemaske

Neben ihrem Namen tragen wir auch ihre E-Mail-Adresse ein und vergeben ein eigenes Passwort.

BÀrbel soll aktiv mit XOVI arbeiten, daher wÀhlen wir

  • Rolle: User (Read/Write)
  • Aktiv: Ja

Es gibt keinen Grund BÀrbel auf (einzelne) Projekte zu beschrÀnken, sie darf alle aufrufbaren Domains analysieren.

Allerdings soll BÀrbel an bereits existierenden Projekten mitarbeiten. Daher erhÀlt sie unter Projekte Zugriff auf alle relevanten Projekte.

Jetzt klicken wir auf Speichern und vergeben Zugriffsrechte.

Zugriffsrechte einzelner Bereiche der XOVI Suite definieren

Damit sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen kann, muss sie u.a. Keywords recherchieren und wissen, welches Keyword sich am besten als Fokus-Keyword fĂŒr ihren Content bzw. die zu optimierende Seite eignet. Außerdem muss sie fĂŒr ihr Thema weitere wichtige Begriffe und relevante Nutzerfragen beantworten können. Daher erhĂ€lt sie Zugriff auf das Keyword-Tool.

Da u.a. Eine SEA-zu-SEO-Strategie verfolgt wird, bei der SEA-Anzeigen bei guten organischen Rankings abgeschaltet werden, muss sie auch im Monitoring hinterlegte Keywords beobachten können. Daher erhÀlt BÀrbel auch Zugang zum Monitoring-Tool.

Um ihre Texte zu optimieren und mit den Top 10 Suchergebnissen zum Keyword zu vergleichen, nutzt BĂ€rbel den XOVI Textoptimizer. Außerdem fĂŒhrt sie URL-Detailanalysen durch und nutzt den SERP-Snippet-Generator. Deswegen wird sie fĂŒr das Onpage-Tool freigeschaltet.

FĂŒr Linkaufbau und Webanalysen ist BĂ€rbel nicht zustĂ€ndig; daher benötigt sie keinen Zugriff auf diese Bereiche der XOVI Suite. Daher wĂ€hlen wir die Bereiche Search Analytics, Links, Disavow, den Linkmanager und SEA ab.

Außerdem soll BĂ€rbel auch keine neuen Benutzer erstellen können, daher erhĂ€lt sie auch keinen Zugriff auf Benutzer.

Es ist also möglich, fĂŒr jeden Benutzer individuell festzulegen, auf welche Bereiche der XOVI Suite Zugriff gewĂ€hrt werden soll.

Es macht Sinn, nicht benötigte Bereiche zu sperren; so wird XOVI auf die Aufgaben zugeschnitten, bleibt ĂŒbersichtlicher und verhindert unerwĂŒnschte oder ungewollte Handlungen.

SEO Kompass To Do Überlege, welche Aufgaben der neue Benutzer erfĂŒllen soll und welche TĂ€tigkeiten, bzw. Tool-Bereiche dafĂŒr notwendig sind.

Ansicht fĂŒr den neuen Nutzer

Nachdem der Benutzer angelegt und seine Rechte vergeben worden sind, kann er sich mit der E-Mail-Adresse und dem hinterlegten Passwort in die XOVI-Suite einloggen.

Account-Ansicht des Beispiel-Benutzers BĂ€rbel Bubbelwasser

Hier stehen alle durch die Zugriffsrechte definierten Bereiche zur VerfĂŒgung. Auch hat BĂ€rbel Zugang zu allen fĂŒr sie relevanten Projekte, die bereits angelegt wurden.

Wie weise ich Benutzern Advisor-Aufgaben zu?

Der XOVI Advisor ermöglicht eine Aufgaben-basierte Suchmaschinenoptimierung. Die Aufgaben können unterschiedlichen Benutzern zugewisen werden. Voraussetzung dafĂŒr ist, dass du den gewĂŒnschten Benutzer angelegt hast.

So weist du einem Benutzer Advisor-Aufgaben zu:

  1. Gehe zum Advisor.
  2. Klicke auf die entsprechende Aufgabe.
  3. WĂ€hle im Dropdwon Zugewisen an den gewĂŒnschten Benutzer aus.

Über "Zugewiesen an" werden Benutzer Aufgaben zugeteilt

SEO Kompass TippIm Blog erfĂ€hrst du im Detail, was der Advisor kann und wie du mit ihm arbeitest. ErzĂ€hl mir mehr ĂŒber den Advisor.

Wie erstellen Benutzer einheitliche Reportings?

Gerade in Agenturen gibt es oft mehrere Mitarbeiter, die Reportings erstellen. Um sicherzustellen, dass alle an Kunden gehende Reports einheitlichen Standards entsprechen, empfehlen wir das Anlegen verbindlicher Inhalts- und Layout-Vorlagen, die dann von allen Mitarbeitern genutzt werden.

Das Reporting-Tool bietet dir die Möglichkeit, individuelle Reports zu erstellen, die beispielsweise das Branding der Agentur oder aber das des jeweiligen Kunden tragen.

SEO Kompass TippWir haben eine umfassende Anleitung erstellt, wie du Reportings erstellst, individualisierst und automatisiert versendest.

So kann der Projektleiter Inhalts- und Layout-Vorlagen erstellen und sie Benutzern freigeben. Auf diese Weise sind einheitliche Reportings sichergestellt. Ein weiterer Vorteil: Es muss nicht jeder neue Benutzer die Vorlagen selbst zusammenstellen. Das reduziert die Fehlerquote und spart Zeit und Arbeit.

Wie kann ich Layout-Vorlagen fĂŒr Benutzer freigeben?

  1. Gehe in die Vorlagen-Übersicht im Reporting-Tool.
    1. Reporting → Vorlagen verwalten
  2. Klicke auf die Layout-Vorlage, die du freigeben möchtest.
  3. WĂ€hle jetzt den Reiter Berechtigungen.
  4. WĂ€hle alle Benutzer aus, die Zugang zur Vorlage erhalten sollen.
  5. Klicke auf Speichern.

Layout-Vorlage fĂŒr Benutzer freigeben

Wie kann ich Inhalts-Vorlagen fĂŒr Benutzer freigeben?

  1. Gehe in die Vorlagen-Übersicht im Reporting-Tool.
    1. Reporting → Vorlagen verwalten
  2. Klicke auf die Inhalts-Vorlage, die du freigeben möchtest.
  3. WĂ€hle alle im Feld Berechtigungen Benutzer aus, die Zugang zur Vorlage erhalten sollen.
  4. Klicke auf Speichern.

Inhalts-Vorlage fĂŒr Benutzer freigeben

Fazit: Effektives Teamwork dank Benutzern

Benutzer ermöglichen es, gemeinsam an einem oder mehreren Projekten zu arbeiten. Gleichzeitig schĂŒtzen sie durch Nutzerrollen und Zugriffsrechte davor, dass ungewollt Daten verĂ€ndert oder gelöscht werden. Das Anlegen eines neuen Benutzers ist denkbar einfach. Probiere es einfach aus.