Teamwork mit XOVI: So arbeitest du mit Benutzern

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Anna Maria von Kentzinsky

Anna Maria von Kentzinsky | 02.02.2021

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Mehr Benutzer, besseres Teamwork

Arbeite gemeinsam mit deinem Team an Projekten und Aufgaben. Ideal fĂĽr Agenturen und Inhouse SEO-Teams.
Benutzer buchen

Egal, ob Agentur, größeres SEO-Team oder eine gute Zusammenarbeit zwischen einzelnen Abteilungen: Es gibt viele Gründe, warum mehrere Menschen im Team mit XOVI arbeiten. Damit ihr effektiv an einem Strang ziehen könnt, stehen euch in der XOVI Suite Benutzer zur Verfügung.

Erfahre, mit welchen XOVI-Versionen euch Benutzer zur VerfĂĽgung stehen, wie ihr sie anlegt, verwaltet und konkret mit ihnen arbeitet.

Was sind Benutzer?

Mit einem Benutzer loggst du dich in die gebuchte Version eurer XOVI Suite ein. Jeder Benutzer hat einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort. Benutzer können Lese- und / oder Schreibrechte besitzen und haben Zugriff auf vorher definierte Bereiche des Tools.

Was bringen uns Benutzer?

Ein XOVI-Account mit mehreren Benutzern ermöglicht es, dass mehrere Personen eigene Zugänge zum selben XOVI-Account haben.

Benutzer verhindern, dass versehentlich für Andere wichtige Daten gelöscht oder geändert werden. Gleichzeitig könnt ihr aber gemeinsam an verschiedenen oder am selben Projekt arbeiten.

Mit Benutzern könnt ihr z.B. simultan an

  • verschiedenen Aufgaben desselben Projektes,
  • verschiedenen Projekten oder
  • ähnlichen Aufgaben aus verschiedenen Projekten

arbeiten. Damit eignen sich Benutzer hervorragend für Agenturen, in denen simultan an mehreren Kundenprojekten gearbeitet wird. Wird die anfallende SEO-Arbeit nach Disziplinen aufgeteilt (z.B. technisches SEO, Onpage-Optimierung, Content, Linkbuilding etc.), werden für die zuständigen Bearbeiter projektübergreifend die entsprechenden Bereiche freigeschaltet. Dieses Vorgehen eignet sich auch hervorragend für Inhouse-Teams.

In welchen XOVI-Versionen kann ich Benutzer anlegen?

Je nach der gebuchten Version stehen dir unterschiedlich viele Benutzer (Vollzugriff-Accounts) zur VerfĂĽgung:

XOVI-Version Anzahl Benutzer
XOVI Pro 1
XOVI Business 3
XOVI Enterprise 10

Merke-Icon Grundsätzlich hat XOVI Pro nur einen Benutzer. Für Unternehmen mit kleinem Budget (z.B. Startups) haben wir es aber ermöglicht, dass man sich mit den Zugangsdaten mehrfach einloggen kann. Sprecht euch aber gut ab, wer mit welchen Daten arbeitet, bevor ihr gemeinsam in XOVI Pro arbeitet.

Benutzer individuell hinzubuchen

Du kannst zu jeder XOVI-Version weitere Benutzer (also Vollzugriff-Accounts) hinzubuchen. Jeder weitere Account kostet 30€/Monat zzgl. MwSt. Falls du mehr Accounts buchen möchtest, nutze einfach unser Upgrade-Formular.

SEO Tipp Je nachdem, wie viele zusätzliche Benutzer du hinzubuchen möchtest kann es sein, dass sich ein Upgrade zur nächsten XOVI-Version mehr lohnt. Mach hier den Preisvergleich.

Wie lege ich Benutzer an?

Das Anlegen neuer Benutzer ist ganz einfach. Voraussetzung ist natĂĽrlich, dass du weitere Benutzer zur VerfĂĽgung hast.

Du findest Benutzer im Dropdown deines Profils oben rechts in der XOVI Suite.

Profil → Benutzer

Navigation zur Benutzer-Ăśbersicht in XOVI

Du gelangst dann in die Ăśbersicht fĂĽr Benutzer & Gruppen. Hier siehst du alle von dir angelegten Benutzer, ihrer Gruppe, ihren Berechtigungen und ihrer E-Mail-Adresse.

Exkurs: Was sind Gruppen?

Mit Gruppen weist du Benutzern ihre übergeordnete Rolle zu. Erstellst du einen neuen Benutzer, kannst du aus 3 unterschiedlichen Gruppen (Rollen) wählen:

Gruppe/Rolle Einsatz
User (Read/Write) Nutzer mit Lese- und Schreibzugriff
Customer (Read) Kunden mit Lesezugriff
Linkbuilder Zugriff auf den Link Manager

Benutzer anlegen in 5 Schritten:

  1. Gehe in die Benutzer-Übersicht Profil → Benutzer
  2. Klicke oben rechts auf Benutzer hinzufĂĽgen
    Button "Benutzer hinzufĂĽgen"
  3. Fülle das Formular aus. Wenn du möchtest, dass der neue Benutzer ebenfalls umfassend mit XOVI arbeiten kann, achte auf folgende Einstellungen:
    1. Passwort festlegen
    2. Rolle: User (Read/Write)
    3. Aufrufbare Domains: Alle
    4. Aktiv: Ja
    5. Klicke auf Speichern.
  4. Wähle jetzt den Reiter Zugriffsrechte.
    1. Falls nötig, wähle alle Tool-Bereiche ab, die für den Benutzer nicht bedeutend sind.
    2. Klicke auf Speichern
  5. Wähle den Reiter Projekte.
    1. Bestimme, welche Projekte gelesen und/oder bearbeitet werden dĂĽrfen
      Klicke auf Speichern

Anwendungsbeispiel: Bärbel Bubbelwassr; Content Creator

Gehen wir das Anlegen eines neuen Benutzers anhand eines konkreten Beispiels durch. Bärbel Bubbelwasser ist Mitarbeiterin in einer Agentur, bzw. In einem Inhouse Online-Marketing-Team. Sie ist mit der Erstellung von Content betraut. Dieser soll natürlich organisch ranken.

Lass uns für Bärbel einen Benutzer anlegen. Dafür folgen wir den oben genannten Schritten und klicken in der Übersicht auf Benutzer hinzufügen. Dann füllen wir das Benutzer-Formular für Bärbel aus:

Benutzer anlegen Eingabemaske

Neben ihrem Namen tragen wir auch ihre E-Mail-Adresse ein und vergeben ein eigenes Passwort.

Bärbel soll aktiv mit XOVI arbeiten, daher wählen wir

  • Rolle: User (Read/Write)
  • Aktiv: Ja

Es gibt keinen Grund Bärbel auf (einzelne) Projekte zu beschränken, sie darf alle aufrufbaren Domains analysieren.

Allerdings soll Bärbel an bereits existierenden Projekten mitarbeiten. Daher erhält sie unter Projekte Zugriff auf alle relevanten Projekte.

Jetzt klicken wir auf Speichern und vergeben Zugriffsrechte.

Zugriffsrechte einzelner Bereiche der XOVI Suite definieren

Damit sie ihre Arbeit bestmöglich erledigen kann, muss sie u.a. Keywords recherchieren und wissen, welches Keyword sich am besten als Fokus-Keyword für ihren Content bzw. die zu optimierende Seite eignet. Außerdem muss sie für ihr Thema weitere wichtige Begriffe und relevante Nutzerfragen beantworten können. Daher erhält sie Zugriff auf das Keyword-Tool.

Da u.a. Eine SEA-zu-SEO-Strategie verfolgt wird, bei der SEA-Anzeigen bei guten organischen Rankings abgeschaltet werden, muss sie auch im Monitoring hinterlegte Keywords beobachten können. Daher erhält Bärbel auch Zugang zum Monitoring-Tool.

Um ihre Texte zu optimieren und mit den Top 10 Suchergebnissen zum Keyword zu vergleichen, nutzt Bärbel den XOVI Textoptimizer. Außerdem führt sie URL-Detailanalysen durch und nutzt den SERP-Snippet-Generator. Deswegen wird sie für das Onpage-Tool freigeschaltet.

Für Linkaufbau und Webanalysen ist Bärbel nicht zuständig; daher benötigt sie keinen Zugriff auf diese Bereiche der XOVI Suite. Daher wählen wir die Bereiche Search Analytics, Links, Disavow, den Linkmanager und SEA ab.

Außerdem soll Bärbel auch keine neuen Benutzer erstellen können, daher erhält sie auch keinen Zugriff auf Benutzer.

Es ist also möglich, für jeden Benutzer individuell festzulegen, auf welche Bereiche der XOVI Suite Zugriff gewährt werden soll.

Es macht Sinn, nicht benötigte Bereiche zu sperren; so wird XOVI auf die Aufgaben zugeschnitten, bleibt übersichtlicher und verhindert unerwünschte oder ungewollte Handlungen.

Icon "To-Do" Überlege, welche Aufgaben der neue Benutzer erfüllen soll und welche Tätigkeiten, bzw. Tool-Bereiche dafür notwendig sind.

Ansicht fĂĽr den neuen Nutzer

Nachdem der Benutzer angelegt und seine Rechte vergeben worden sind, kann er sich mit der E-Mail-Adresse und dem hinterlegten Passwort in die XOVI-Suite einloggen.

Account-Ansicht des Beispiel-Benutzers Bärbel Bubbelwasser

Hier stehen alle durch die Zugriffsrechte definierten Bereiche zur Verfügung. Auch hat Bärbel Zugang zu allen für sie relevanten Projekte, die bereits angelegt wurden.

Wie erstellen Benutzer einheitliche Reportings?

Gerade in Agenturen gibt es oft mehrere Mitarbeiter, die Reportings erstellen. Um sicherzustellen, dass alle an Kunden gehende Reports einheitlichen Standards entsprechen, empfehlen wir das Anlegen verbindlicher Inhalts- und Layout-Vorlagen, die dann von allen Mitarbeitern genutzt werden.

Das Reporting-Tool bietet dir die Möglichkeit, individuelle Reports zu erstellen, die beispielsweise das Branding der Agentur oder aber das des jeweiligen Kunden tragen.

SEO TippWir haben eine umfassende Anleitung erstellt, wie du Reportings erstellst, individualisierst und automatisiert versendest.

So kann der Projektleiter Inhalts- und Layout-Vorlagen erstellen und sie Benutzern freigeben. Auf diese Weise sind einheitliche Reportings sichergestellt. Ein weiterer Vorteil: Es muss nicht jeder neue Benutzer die Vorlagen selbst zusammenstellen. Das reduziert die Fehlerquote und spart Zeit und Arbeit.

Wie kann ich Layout-Vorlagen fĂĽr Benutzer freigeben?

  1. Gehe in die Vorlagen-Ăśbersicht im Reporting-Tool.
    1. Reporting → Vorlagen verwalten
  2. Klicke auf die Layout-Vorlage, die du freigeben möchtest.
  3. Wähle jetzt den Reiter Berechtigungen.
  4. Wähle alle Benutzer aus, die Zugang zur Vorlage erhalten sollen.
  5. Klicke auf Speichern.

Layout-Vorlage fĂĽr Benutzer freigeben

Wie kann ich Inhalts-Vorlagen fĂĽr Benutzer freigeben?

  1. Gehe in die Vorlagen-Ăśbersicht im Reporting-Tool.
    1. Reporting → Vorlagen verwalten
  2. Klicke auf die Inhalts-Vorlage, die du freigeben möchtest.
  3. Wähle alle im Feld Berechtigungen Benutzer aus, die Zugang zur Vorlage erhalten sollen.
  4. Klicke auf Speichern.

Inhalts-Vorlage fĂĽr Benutzer freigeben

Fazit: Effektives Teamwork dank Benutzern

Benutzer ermöglichen es, gemeinsam an einem oder mehreren Projekten zu arbeiten. Gleichzeitig schützen sie durch Nutzerrollen und Zugriffsrechte davor, dass ungewollt Daten verändert oder gelöscht werden. Das Anlegen eines neuen Benutzers ist denkbar einfach. Probiere es einfach aus.