Das XOVI Reporting-Tool Teil 1: So erstellen Sie in nur wenigen Schritten eine Layout Vorlage

24.10.2014

Die sorgfältige Aufbereitung essentieller Unternehmens-Kennzahlen bildet die Grundlage zur Optimierung Ihrer Webseite. Voraussetzung dafür ist die Verwendung des richtigen Werkzeugs. Daten sollen möglichst schnell und zuverlässig analysiert und ausgewertet werden. Um das zu gewährleisten, haben wir von XOVI das Reporting Tool rundum erneuert.

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Die Weiterentwicklung des Reporting Bereichs eröffnet unseren Kunden neue und erweiterte Möglichkeiten für die Aufbereitung von Daten, wirft aber gleichzeitig die ein oder andere Frage auf. Aus diesem Grund haben wir uns Gedanken gemacht, wie wir unseren Kunden die Arbeitsabläufe erleichtern können. Mit Hilfe einer regelmäßigen Berichterstattung wollen wir Bedienungsfehler minimieren und die erfolgreiche Bereitstellung von Informationen maximieren. Der intensive Austausch mit unseren Kunden macht eine gezielte Ausrichtung auf nachgefragte Inhalte möglich. Insbesondere das Erstellen der Layoutvorlagen hat in den letzten Wochen Fragen aufgeworfen. Wie lassen sich beispielsweise Firmenlogo und Header in ein Reporting Dokument einbinden? Und was muss ich tun, um bestehende Schriftarten nach meinen Wünschen zu verändern? Das Team von XOVI möchte Antworten auf diese Fragen bieten.

So erstellen Sie eine Layout Vorlage mit individuellem Design

Für das Erstellen einer Layout Vorlage wird eine von XOVI vordefinierte Dokumentvorlage verwendet, bei der Schriftart und Seitenränder voreingestellt sind. Damit das Dokument ein eigenes Design erhält, können Logo, Header, Dokumenttext und Format angepasst werden. Wie das Ganze funktioniert, erläutern wir Ihnen im Folgenden:

Gehen Sie links in der Navigation auf die Schaltfläche „Reporting“ und wählen Sie den zweiten Reiter „Vorlagen verwalten“ aus. Anschließend klicken Sie auf den orangen Button „Layout Template erstellen“. Jetzt erscheint eine Ansicht, die von der Vorlage über den Header bis hin zu den P. Indikatoren reicht, in der Sie zehn unterschiedliche Bereiche bearbeiten können. Diese Bereiche werden nachfolgend erläutert.

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Vorlage:

Bitte benennen Sie die neu erstellte Datei und nehmen Sie wichtige Basis Einstellungen vor. Stellen sie ein, ob Sie das Inhaltsverzeichnis in der PDF anzeigen möchten. Soll der Inhalt über oder unter dem Anschreiben erscheinen? Wählen Sie passende Schriftarten und Abstände für den Fließtext und die Überschriften aus. Die vorgenommenen Einstellungen bitte abspeichern!reporting_2_vorlage

Logo:

Ihr Firmenlogo kann über den zweiten Reiter „Logo“ eingebunden werden. Klicken Sie in den durch die gestrichelte Umrandung vordefinierten Bereich (Upload Logo) und suchen Sie das passende Logo aus Ihren Dateien heraus, um es hochzuladen. Die Größe des Logos kann auf das Gesamtbild abgestimmt werden. Unterstützt werden die Formate JPG, PDF sowie PNG.reporting_3_logo

Dokument:

Zur Veränderung des von XOVI voreingestellten Einleitungstextes, der den Kunden oder Mitarbeiter in den Inhalt des Reports einführen soll, klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument“. Der Text sollte dabei möglichst optimal auf die Bedürfnisse des Empfängers ausgerichtet werden, um jenen gezielt mit dem Report anzusprechen. Mit Hilfe der Variablen können Sie Ihren Report personalisieren und den Adressaten direkt ansprechen.reporting_4_dokument

Header:

Um den Dokumentkopf zu gestalten, fügen Sie Ihrer Vorlage über die Schaltfläche „Header“ Ihre Adressdaten hinzu. Der Header kann mit Blick auf Schriftart und Schriftgröße individuell angepasst werden.reporting_5_header

Footer:

Zur besseren Orientierung und Strukturierung bietet es sich im Anschluss daran an, das PDF Dokument mit einer Fußzeile zu versehen. Der Footer kann beispielsweise die betreffende URL sowie Datum und Seitenanzahl enthalten. Der Empfänger findet sich mittels des Footers leichter im Dokument zurecht.reporting_6_footer

Eigenschaften:

Legen Sie Ihre Meta Daten für Ihr PDF Dokument fest.

E-Mail:

Neben der Anpassung des PDF Textes kann über den Reiter „E-Mail“ auch ein individueller Text für die E-Mail, der die PDF später anhängen wird, verfasst werden. Geben Sie zunächst eine passende Betreffzeile ein und verändern Sie sodann das Anschreiben nach Ihrem Belieben.reporting_7_email

Tabellen:

Die über die Inhaltsvorlage hinzugefügten Tabellen und Charts können mit Blick auf Tabellen-Kopf Schriftgröße sowie Tabellen-Inhalt Schriftgröße individualisiert werden. Des Weiteren ist eine Veränderung der Farben möglich. Über die Schaltfläche „S“ lässt sich die Schriftfarbe anpassen während die Hintergrundfarbe über „H“ gesteuert werden kann. Bitte geben Sie die Farben in Hexadezimal an. Per Klick in die entsprechenden Felder öffnet sich ein Farbwähler.

Diagramme:

Ähnlich verhält es sich mit den Diagrammen. Hier können ebenfalls Schrift und Farben der einzelnen Linien nach Geschmack verändert werden. Das bietet sich beispielsweise an, um das farbliche Gesamtbild der PDF abzurunden. Klicken Sie dazu in dem Serienfeld in die jeweilige Farbe hinein und nehmen Sie Veränderungen vor. Auch der Hintergrund der Diagramme, die Intensität und Farbe der Einrahmungen sowie die Achsen des Koordinatensystems lassen sich beliebig verändern. Unter dem Diagramm können Sie zwischen Kuchen-, Balken- und Kurvendiagramm wechseln, und sich anschauen, wie die Farben in allen drei Diagrammtypen zur Geltung kommen.reporting_8_diagramme

P.Indikatoren:

Abschließend können Sie die farbliche Darstellung der Performance Indikatoren verändern. So kann z.B. die voreingestellte Farbansicht der Keyword Performance Indikatoren, die Sie im Keyword Tool im Überblickbereich finden, für Ihren Report angepasst werden. Zum Verändern der Schriftfarbe klicken Sie bitte in die Schaltfläche „S“; zum Anpassen der Hintergrundfarbe in die Schaltfläche „H“.

Wie Sie sehen, bieten wir unseren Kunden mit dem Reporting Tool eine Vielzahl an Gestaltungsmöglichkeiten. Hier ist es essentiell zu wissen, wie die Einstellungen umzusetzen sind.

In dem kommenden Blogbeitrag wird es thematisch um das Anlegen von Inhaltsvorlagen gehen. Wir werden Ihnen zeigen, wie gewünschte Inhalte einzubinden sind.


Alle Reporting Tutorials im Überblick:

Teil 1: Layout Vorlage
Teil 2: Inhaltsvorlage
Teil 3: Personalisierte PDF Reportings
Teil 4: Reportings erstellen

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